摘要：學(xué)校基建檔案是學(xué)校基建管理和基建活動過程中直接形成的對學(xué)校和社會發(fā)展具有保存價值的第一手資料，是衡量學(xué)校基建管理水平和工程質(zhì)量的一個重要標(biāo)志。本文根據(jù)學(xué)校基建檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，結(jié)合工作實(shí)際闡述了學(xué)校基建檔案對工程項(xiàng)目管理的指導(dǎo)作用。
　　關(guān)鍵詞：基建檔案項(xiàng)目管理指導(dǎo)作用
　　一、緒論
　　改革開放以來，特別是最近十年，我國的學(xué)校教育迎來了快速發(fā)展的黃金時期，無論是招生人數(shù)、學(xué)校規(guī)模、師資水平都有了明顯的提高。與此同時，學(xué)校的大規(guī)模建設(shè)也如火如荼地進(jìn)行著，大量的學(xué)校基建檔案隨之產(chǎn)生。1993年國家教委頒布的《學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和1997年建設(shè)部頒布的《城建檔案管理規(guī)定》對于如何對檔案進(jìn)行管理、檔案的歸檔范圍等內(nèi)容都做了明確的規(guī)定，但是由于基建檔案來源分散、載體多樣、周期長、人員變化頻繁以及對基建檔案的重視程度不夠，因此，明確基建檔案在高校工程項(xiàng)目管理工作的作用是十分重要的[1]。
　　二、學(xué)校基建檔案概述
　　學(xué)校基建檔案是學(xué)校基建管理工作的重要內(nèi)容，是學(xué)校基建項(xiàng)目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴(kuò)建、抗震、加固、維修等項(xiàng)目的全過程中形成的、對學(xué)校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，是學(xué)校基建項(xiàng)目管理和基建項(xiàng)目建設(shè)過程中直接形成的第一手資料，是學(xué)校綜合檔案的重要組成部分。另外，學(xué)校基建檔案反映的是高校基建的全部活動以及成果，各個活動以工程的不同階段相區(qū)別，以總體工序和專業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，構(gòu)成了一個整體。再次，學(xué)校基建工作持續(xù)的周期比較長，經(jīng)歷決策、設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、動用前準(zhǔn)備、保修、保修期結(jié)束6個過程，從開始籌建到竣工需要數(shù)年的時間，使用期就更長，其檔案和管理伴隨著工程項(xiàng)目的存在而持續(xù)[2]。其中，基建文件材料是高校在進(jìn)行建筑立項(xiàng)報(bào)批建、規(guī)劃、征地、竣工備案等文件資料；工程有委托監(jiān)理的，依據(jù)監(jiān)理合同歸檔監(jiān)理資料。
　　近年來，隨著國家對教育事業(yè)的投入不斷加大，學(xué)校的建筑工程逐年增加，大量建筑工程檔案隨之產(chǎn)生。最重要的是學(xué)校基建檔案是高校基建工程日后改造、擴(kuò)建、整修的重要依據(jù)，而且可以指導(dǎo)我們的管理工作[3]。
　　三、學(xué)校基建檔案的作用
　　3.1基建檔案承載了學(xué)校建設(shè)的大量信息學(xué)校基建檔案是在基建過程中積累起來的文字、圖表甚至音像資料，主要包括綜合管理，項(xiàng)目的可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件（含方案報(bào)建）、工程管理文件、工程監(jiān)理文件、施工文件、竣工文件、器材管理等。真實(shí)客觀地記載了學(xué)校內(nèi)建筑物、構(gòu)筑物的位置，反映了各類建筑物、各種地下管網(wǎng)的規(guī)劃、布置、設(shè)計(jì)、施工、改建等方面的情況，是專業(yè)人員和工程技術(shù)人員用集體智慧、汗水在實(shí)踐中創(chuàng)造的成果，充滿大量有價值的信息[4]。
　　3.2基建檔案在學(xué)校建設(shè)中可多次重復(fù)利用一般而言，基建檔案的信息價值不是一次利用過程中就全部轉(zhuǎn)移到成果上的，工程的設(shè)計(jì)檔案可以多次的使用，由于工程的設(shè)計(jì)檔案無一例外的要接受實(shí)踐的檢驗(yàn)，重復(fù)使用不僅可以加快建設(shè)的速度，還可以節(jié)省勞動的耗費(fèi)，使工程建設(shè)不走或者少走彎路，進(jìn)而提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益[5]。
　　3.3基建檔案是高校建設(shè)管理中的歷史憑證學(xué)校的基本建設(shè)檔案是通過搜集整理建校過程中使用的文件、函件、記錄、圖紙、圖表、相片而形成的，其中有很大一部分依據(jù)性文件，例如：基本建設(shè)工程項(xiàng)目任務(wù)書、建議書、批復(fù)報(bào)告等，這些資料客觀地記載了當(dāng)時的情況[6]。如揚(yáng)州某大學(xué)對其筒子樓進(jìn)行改造時，學(xué)校基建人員利用校檔案館保存了近2O年的基建檔案，準(zhǔn)確、迅速地完成了改造任務(wù)，大大減少了人力、財(cái)力的開支，節(jié)省了時間，完成了改建的目標(biāo)。
　　3.4基建檔案在高校建設(shè)維護(hù)過程中具有增值作用工程管理實(shí)踐表明，工程交付使用后，雖然一般檔案的增值作用是間接和不明顯的，但在生產(chǎn)實(shí)踐中有明顯的增值效果[7]。首先，在擴(kuò)建工程活動中就要積極地開展檔案的開發(fā)與利用工作，從而使本來不可增值的事業(yè)，通過檔案的利用使其發(fā)生增值。其次，可以在擴(kuò)建、改建、維修工程項(xiàng)目上節(jié)約成本。
　　3.5學(xué)校基建檔案可以指導(dǎo)學(xué)校的續(xù)建和發(fā)展系統(tǒng)、完整的基建檔案可以給以后的建設(shè)者以有益的啟迪作用,這樣通過大量的參考資料,可以有效的提高工作效率[8]。隨著時間的推移,高校基建檔案備考價值必將越來越大。例如,某校由于擴(kuò)招,教室數(shù)量無法滿足要求,該校擬在原管理大樓上加層,經(jīng)查閱該樓的基建檔案得知該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)可承載8層高,而當(dāng)時由于資金匱乏,僅建到4層,因此可以滿足現(xiàn)在的加層需要[9]。
　　四、結(jié)論
　　學(xué)校基建檔案是在高校的建設(shè)活動中直接形成的原始資料，其對此后工程項(xiàng)目新建、改建、維護(hù)都具有十分重要的參考意義，因此對于基建檔案的作用一定要重新的定位和認(rèn)識，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮學(xué)校基建檔案對工程項(xiàng)目管理工作的指導(dǎo)作用。
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