電算化模式是指計算機(jī)技術(shù)在會計檔案管理工作中的應(yīng)用。隨著會計檔案電算化模式的發(fā)展，會計檔案和會計檔案管理的內(nèi)涵和外延得到了極大的拓展，呈現(xiàn)出許多新特點(diǎn)，即管理范圍和復(fù)雜程度日益加大，財務(wù)核算與物資管理效率大幅度提高，同時也使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，減輕了勞動強(qiáng)度，以便更好地參與單位的經(jīng)營決策。

　　[摘 要]針對電算化模式對會計檔案管理工作，介紹了電算化模式對會計檔案歸檔范圍的影響，提出了電算化模式對會計檔案載體多樣性的影響，探討了電算化模式對會計檔案利用方式的影響，今后，為電算化模式對會計檔案管理管理工作的發(fā)展作出努力。

　　[關(guān)鍵詞]會計論文期刊,電算化,模式,會計檔案,管理工作

　　一、電算化模式對會計檔案歸檔范圍的影響

　　在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到財務(wù)報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿、財務(wù)報表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行電算化以后，所有的財務(wù)核算業(yè)務(wù)都可通過計算機(jī)來完成。由于計算機(jī)是一種特殊的操作工具，財務(wù)人員首先需要設(shè)計能被計算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機(jī)進(jìn)行財務(wù)核算、處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化財務(wù)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化財務(wù)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、進(jìn)行故障維護(hù)的查詢資料，因而這些資料雖然不是財務(wù)核算活動的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是如果沒有它們的支持，整個財務(wù)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須將其作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。

　　電算化會計檔案需在一定的軟件系統(tǒng)內(nèi)才可調(diào)用，但是目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將財務(wù)軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的財務(wù)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。因此，應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。建議電算化會計檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的電算化財務(wù)軟件系統(tǒng)版本。但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按規(guī)定建立電算化會計檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致了電子數(shù)據(jù)損壞或丟失。因此在歸檔過程中，財務(wù)軟件的版本及軟件系統(tǒng)要作為會計檔案的必要部分進(jìn)行歸檔，以保證電算化會計檔案的完整性和可讀性。

　　二、電算化模式對會計檔案載體多樣性的影響

　　在傳統(tǒng)手工財務(wù)工作環(huán)境下，科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進(jìn)行人工匯總計算，使得財務(wù)人員的工作量很大，同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化模式下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計算機(jī)財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行，憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機(jī)自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機(jī)自動完成，同時可以根據(jù)需要生成財務(wù)報表，這大大降低了財務(wù)人員的工作量，也避免了計算錯誤。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成檔案時應(yīng)采取雙套制歸檔方式，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，貼上保護(hù)字樣，存放在兩個不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個電算化會計檔案系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失造成無法挽救的損失。

　　財務(wù)數(shù)據(jù)主要保存在計算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的財務(wù)數(shù)據(jù)將會丟失，如果沒有相關(guān)備份的話，將給財務(wù)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改也不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的保障性工作，如計算機(jī)病毒的防范。根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤要由檔案管理員辦理存檔手續(xù)，備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

　　三、電算化模式對會計檔案利用方式的影響

　　會計檔案室就是會計檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。一是在會計檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立會計檔案數(shù)據(jù)庫，可按會計檔案的內(nèi)容分類建立原始憑證、財務(wù)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的會計檔案資料都錄入計算機(jī)，實(shí)現(xiàn)資源共享。二是建立完善的會計檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性;另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，通過電子郵件或BBS等方式開展會計檔案信息咨詢。總之，網(wǎng)絡(luò)會計檔案的在線管理和使用功能，可大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實(shí)現(xiàn)會計檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高會計檔案管理能力和質(zhì)量。

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