檔案事業(yè)單位的固定資產(chǎn)一般是指使用年限為一年以上，一般設(shè)備單位價值在500元以上，專用設(shè)備單位價值在800元以上，并且在使用過程中基本保持物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。它是檔案事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動，保證各項事業(yè)順利發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)單位財務(wù)管理的重要組成部分。
　　近年來，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展狀大，固定資產(chǎn)的數(shù)量，價值量以及來源渠道不斷增多，由此帶來的管理上的弊端也日益明顯。除了在資產(chǎn)管理體制上不夠完善，缺乏有效的約束機制外，另一個重要原因就是缺乏統(tǒng)一的資產(chǎn)管理體系，導致單位新增資產(chǎn)時入帳不準，不全；資產(chǎn)變動無記錄，減少資產(chǎn)不刪除帳面記錄，造成固定資產(chǎn)有帳無物，有物無帳，帳物不符的普遍現(xiàn)象。為此，筆者在檔案工作中經(jīng)不斷地總結(jié)和改進，結(jié)合本館具體實際情況，運用成熟的計算機技術(shù)建立了一套檔案事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)），通過計算機進行資產(chǎn)的快速記帳，檢索分類，報表生成，通過一段時間試用，效果良好，極大地提高了本館對固定資產(chǎn)的管理效率，現(xiàn)介紹如下。
　　一、資產(chǎn)分類和編碼
　　首先要按照資產(chǎn)性質(zhì)對固定資產(chǎn)進行科學的分類。結(jié)合本館固定資產(chǎn)的特點，并參照國家固定資產(chǎn)分類代碼和國際代碼，可以將固定資產(chǎn)大致分為以下六大類29小類（表一）。
　　

　　固定資產(chǎn)的編碼由資產(chǎn)分類代碼和流水號組成。資產(chǎn)分類代碼分為三級，大類，小類和小小類，每類代碼由一個大寫英文字母構(gòu)成，依次類推。流水編號由四為位數(shù)阿拉伯數(shù)字構(gòu)成。如編碼為“AAC0001”的固定資產(chǎn)，分類代碼為‘AAC’，流水號為“0001”，屬于計算機設(shè)備的小小類“筆記本”。
　　二、系統(tǒng)介紹
　　1．流程設(shè)計
　　本系統(tǒng)的設(shè)計是以實物管理為基礎(chǔ)，以實物的使用年限作為其生命周期，在此周期內(nèi)為實物分配一個唯一的編碼，并根據(jù)此編碼在計算機中建立固定資產(chǎn)信息庫，對固定資產(chǎn)實物從購置，領(lǐng)用，轉(zhuǎn)移，清理到報廢等方面進行全方位的跟蹤，使管理人員可以隨時掌握固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀及館內(nèi)人員領(lǐng)用固定資產(chǎn)情況，減少固定資產(chǎn)丟失現(xiàn)象，解決查找、盤點困難等問題，從而提高了管理人員的工作效率（圖1）。
　　
　　
　　
　
　　2．系統(tǒng)功能
　　本系統(tǒng)的開發(fā)過程嚴格遵循軟件工程的要求，做到模塊化分析、模塊化設(shè)計和代碼編寫的模塊化。并預留與外部程序接口，具有較高的擴展性和可維護性，以便在以后需要的時候進行軟件升級。系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)如圖2所示：
　　
　　圖二系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖
　　其中，資產(chǎn)登記是一項重要的基礎(chǔ)工作，通過資產(chǎn)登記，給資產(chǎn)分配了一個唯一的分類編號，同時還詳細記錄資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格型號、金額等基礎(chǔ)信息，實現(xiàn)了資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息化管理，為資產(chǎn)統(tǒng)計分析提供了原始、準確的信息依據(jù)。
　　資產(chǎn)借還主要記錄資產(chǎn)在使用過程中一些主要使用屬性的變化，如資產(chǎn)的位置，資產(chǎn)的當前使用者等多種變動管理。準確、靈活的提供詳細的全程追蹤管理，便于管理者隨時掌控資產(chǎn)使用軌跡。
　　資產(chǎn)報廢功能提供了智能化業(yè)務(wù)過濾和智能報警的功能，能夠及時通知資產(chǎn)報廢日期，提示管理者及時處理報廢資產(chǎn)。
　　3．系統(tǒng)特點
　　1．本系統(tǒng)的最大特色是以實物管理為基礎(chǔ)，應(yīng)用了成熟的條碼技術(shù)。在每個實物資產(chǎn)生命周期的初始階段，在原有固定資產(chǎn)編碼的基礎(chǔ)上，用條碼符號把固定資產(chǎn)編號表現(xiàn)出來。并使用專用的條碼打印機打印出固定資產(chǎn)標簽，標簽紙選用可以防水、防油污、防撕裂的PET標簽紙，可以保證固定資產(chǎn)標簽長期保存和清晰。在進行資產(chǎn)盤點時，工作人員可以利用手持數(shù)據(jù)終端掃描實物的條碼標識，即時對條碼進行解讀,準確識別每一個實物，準確的完成對該實物的盤點工作，從根本上杜絕了以往人工盤點時的錯、漏、重現(xiàn)象，從而確保實物統(tǒng)計時第一手數(shù)據(jù)資料的完全真實和可靠。
　　2．實現(xiàn)了物理位置分散的資產(chǎn)在邏輯上的集中管理，使得管理者可以及時、充分了解不同樓層、不同部門的資產(chǎn)存量、分布及資產(chǎn)運行情況，對于日常的系統(tǒng)維護只需在專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器上進行。
　　3．采用靈活的數(shù)據(jù)管理方式，充分考慮到管理者的實際使用需求，支持資產(chǎn)數(shù)據(jù)以Excel的格式文件進行導入導出，并提供方便的接口和條碼機軟件進行集成。
　　4．采用B/S和C/S架構(gòu)相結(jié)合的形式，對一般的管理者只需要通過IE瀏覽器就查看資產(chǎn)的行蹤，在客戶端不需要進行任何特殊的配置。
　　5．本系統(tǒng)具有靈活的查詢功能，可根據(jù)任何字段，任何條件進行組合查詢。同時具有健全強大的報表生成和報表分析功能，即時生成固定資產(chǎn)明細表，盤點清單等常用的數(shù)據(jù)報表，方便管理者進行決策分析，極大地提升了檔案館資產(chǎn)管理工作的工作效率與管理水平。
　　三、結(jié)語
　　本系統(tǒng)在廣州市城市建設(shè)檔案館中得到了較為成功的運用，具有一定的借鑒推廣價值。同時，檔案事業(yè)單位的資產(chǎn)管理的規(guī)范化，還需要健全各項管理制度，加強檢查監(jiān)督，管理人員和財務(wù)人員的密切配合等。只有這樣，才能使檔案事業(yè)單位的固定資產(chǎn)獲得保值增值，從而發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。