本文是圖書館管理論文，發(fā)表在《圖書情報論壇》上，雜志是經(jīng)湖北省新聞出版局批準(zhǔn)，由湖北省文化廳主管，湖北省圖書館學(xué)會和湖北省圖書館主辦的圖書、情報專業(yè)綜合性學(xué)術(shù)期刊，自1989年創(chuàng)刊以來，在全國同行中享有廣泛的學(xué)術(shù)影響。本刊堅持“適應(yīng)學(xué)科發(fā)展潮流，關(guān)注公眾知識狀況”，體現(xiàn)“以理論為先導(dǎo)，以理論指導(dǎo)實踐”的宗旨。

　　摘要：圖書館非正式管理人員已作為管理人員充實在圖書館流通部門。他們知識結(jié)構(gòu),學(xué)歷相對偏低,職業(yè)發(fā)展空間較小,流動性強(qiáng)。非正式物管人員滲于圖書館的,起到了一個改善人員結(jié)構(gòu)及用人機(jī)制的作用。對圖書館非正式物管人員的管理可從人員的選擇以及財產(chǎn)、時間的要求規(guī)定上進(jìn)行管理,增強(qiáng)他們的責(zé)任心和工作效率。

　　關(guān)鍵詞：圖書館,非正式物管人員,圖書館管理論文

　　近幾年來,隨著我校對圖書館建設(shè)的投入,圖書館新建、擴(kuò)建了館舍,擴(kuò)大了書庫,增加了閱覽室,計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)工程等現(xiàn)代化配套設(shè)備也涌進(jìn)了圖書館。加之新老校區(qū)的分置,圖書館的正式管理人員已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了需求。為了確保新老校區(qū)圖書館正常開放,我們借鑒了其他院校圖書館的用人方法,大膽地聘用物管人員。物管人員的主要工作任務(wù)包括下幾方面:清潔衛(wèi)生服務(wù),消防安全服務(wù),館內(nèi)美化服務(wù),設(shè)備維修、維護(hù)服務(wù),接待服務(wù),資產(chǎn)的保值、增值服務(wù)。正因為如此,對于這些非正式的物管人員的使用及管理已成為圖書館管理和人力資源建設(shè)的重要內(nèi)容。

　　一、物管人員的概況

　　圖書館非正式管理人員已作為管理人員充實在圖書館流通部門,他們均是由學(xué)院對外物管公司招聘來的,也被稱為非正式管理人員;實際上也是物管人員。我們對此類人員的劃分,非正式管理人員可分為幾類:①圖書館保潔人員。②圖書館流通書庫管理人員。③圖書館期刊閱覽室管理人員。④圖書館電子閱覽室管理人員。他們目前是我們圖書館非正式管理人員中的主體,他們有些人員具有高中以上的知識背景,但缺少的是專業(yè)知識背景。

　　1.物管人員的由來

　　近幾年來,隨著我們圖書館實業(yè)的發(fā)展、規(guī)模的迅速擴(kuò)大,各項新技術(shù)日益廣泛的應(yīng)用,加上老管理人員的精神渙散。管理人員極其匱乏,已經(jīng)完全影響到了我們正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn),那么,啟用非正式管理人員是我們解決人力資源問題的內(nèi)部動力。國外在70年代早期,許多的大企業(yè)采取大規(guī)模“裁員瘦身”行動逐步瓦解了傳統(tǒng)的終生雇傭制,勞動力市場的變動趨勢便成為圖書館非正式員工發(fā)展的外部條件。 物管人員特點

　　圖書管非正式的管理人員有以下幾個特點:“離職率較高,流動性大。受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動。專業(yè)知識水平較低,能力高低不等。學(xué)歷層次偏低,培養(yǎng)提升的機(jī)率非常低,職業(yè)發(fā)展的潛力極小。但是,近幾年來不少普通高校的畢業(yè)生也成為非正式員工隊伍中的一員,這一新的群體的年輕化。知識化無疑為我們注入了新的血液,作為圖書館非正式員工的新生派”。

　　二、圖書館聘傭非正式員工的利弊

　　1.可資源共享

　　適當(dāng)合理利用非正式員工,在圖書館人力資源這個問題上充分借助外部技術(shù)力量,是不容輕視的。人力資源已成為圖書館發(fā)展的第一資源和主要推動力。許多專家指出借助外部力量不失為解決人力資源缺乏有效途徑。而相反傳統(tǒng)的人力資源已被實踐證明不可取一樣,圖書館人力資源建設(shè)的觀念,模式和機(jī)制也應(yīng)與時俱進(jìn)。從根本上改變“大而全”,“小而全”的傳達(dá)室統(tǒng)觀念。把外部技術(shù)力量納入圖書館人力資源的范疇,走人才資源共享之路。作為外部技術(shù)力量的非正式員工已成為圖書館重要的人力資源的有機(jī)組成部分。 可激活機(jī)制

　　聘用非正式員工使圖書館具有機(jī)動靈活的用人機(jī)制,圖書館在為讀者提供服務(wù)的同時,也需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才,目前許多高校圖書館普通提高了學(xué)歷及學(xué)科專業(yè)背景要求。為我們圖書館開展深層次的服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。也確保了圖書館承擔(dān)日常重復(fù)性工作的正常化。徹底解決了低崗高配的問題,圖書館由于編制原因,不能滿足對正式員的聘用,尤其圖書館需要在短時間內(nèi)找到從事某項業(yè)務(wù)的人員時,可能造成了用人的低標(biāo)準(zhǔn),以致留下隱患,但是通過雇傭一定數(shù)量的物管人員有助于我們緩解人才分布不均,優(yōu)化了人才的配置,降低了人力成本,增加了管理的投入。 易缺乏認(rèn)知度和融入度

　　由于非正式管理人員隸屬物管公司聘用,他們的薪資是與公司簽約的,因此,在使用的管理中表現(xiàn)出臨時性的態(tài)度,工作主動性不高,與他們,先前從事的工作性質(zhì)差別較大,人與人之間相互較陌生,他們對圖書館產(chǎn)生不了歸屬感,也影響了團(tuán)隊的協(xié)作精神。從而對工作造成了一定的影響。 易增加潛在成本

　　非正式管理人員會增加圖書館的潛在成本,由于雇傭員工在崗的流動性較高,離職率較高,從表面上看來,雇傭員工為我們圖書館節(jié)省了較多的人力成本,但是圖書館實際投入的培訓(xùn)成本也是很高的,給工作也帶來了負(fù)面影響,非正式管理人員的人數(shù)比例要控制在一個合理的比例之中,減少用人的風(fēng)險,保持合理的人員崗位配置,通過科學(xué)規(guī)范的管理來不斷地提高人力資源建設(shè)。

　　三、物管人員的管理

　　1.人員管理

　　(1)人員挑選。挑選好物業(yè)管理干部是搞好物業(yè)管理的決定因素。要改變物業(yè)管理落后與開創(chuàng)圖書館新局面不相適應(yīng)的矛盾,就必須從加強(qiáng)物業(yè)人員的選拔、調(diào)配、培訓(xùn)上抓起。圖書館的物業(yè)管理工作,既是一項管物的事務(wù)性工作(即通俗理解中的修修補(bǔ)補(bǔ)),又是一項執(zhí)行財務(wù)制度,維護(hù)財政紀(jì)律的政策性、原則性很強(qiáng)的技術(shù)性工作。沒有一定的專業(yè)知識,缺乏廉潔奉公黨性原則的人,是難以勝任的。況且,這項工作具有“一多”、“二廣”、“三難”的特點。即讀者和員工人人與后勤部門有關(guān),涉及人員特別多,館內(nèi)館外聯(lián)系面廣,圖書館生活要求工作面也廣,在物質(zhì)條件與圖書館事業(yè)發(fā)展需要不適應(yīng),黨風(fēng)民風(fēng)和社會風(fēng)氣尚未根本好轉(zhuǎn)的地方和單位,做好物業(yè)管理工作確實存在著一定的難度,但只要有任勞任怨,甘為孺子牛精神的人,物業(yè)管理工作是干得好的。圖書館物業(yè)管理,諸如環(huán)境的布置、設(shè)備的管理、工作人員的作風(fēng)和服務(wù)態(tài)度等,都直接關(guān)系到圖書館形象,影響著讀者對圖書館的感受。因此,圖書館對物業(yè)管理人員的要求應(yīng)是高的,對物業(yè)管理人員的挑選應(yīng)該是有條件的。圖書館物管人員必須在思想上忠誠黨的圖書館事業(yè),熱愛物業(yè)工作,有立足本職全心全意為人民服務(wù)、為讀者和員工服務(wù)的熱情和決心。其次,作風(fēng)上要大公無私,廉潔奉公,勤勤懇懇,兢兢業(yè)業(yè),吃苦耐勞,任勞任怨,不計較個人得失,甘當(dāng)無名英雄。工作上認(rèn)真負(fù)責(zé),愛館如家,辦事熱心、細(xì)心、耐心、不安于現(xiàn)狀、勇于改革,且有較強(qiáng)的政策觀念,勇于堅持原則;在專業(yè)上懂得圖書館規(guī)律,熟悉圖書館方針和有關(guān)財務(wù)政策與規(guī)定,了解各部門的需要與發(fā)展,虛心好學(xué),掌握一定的有關(guān)物業(yè)管理的知識和專業(yè)技能。

　　(2)選拔調(diào)配和培訓(xùn)物管人員的原則。要堅持“四化”標(biāo)準(zhǔn)。革命化是前提,是根本,知識化、專業(yè)化是核心,年輕化是時代的要求和現(xiàn)代化建設(shè)的需要;要堅持從實踐中選拔。實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn),要在實踐中進(jìn)行考查,尤其對需要提拔的人員,必須是在實際工作中取得顯著成績的;要堅持揚(yáng)長避短,不求全責(zé)備。選拔和調(diào)配人才,必須量才授職,善用其長,力避其短;要堅持實事求是。在選拔物業(yè)人員時,主要看一個人的實際工作水平和工作成績;要堅持用人不疑,疑人不用。對使用者不能輕易、毫無根據(jù)地懷疑;要堅持用養(yǎng)并舉。人才使用是一個人才能輸出的過程,人才的培養(yǎng)則是一個人才能輸入的過程。要保持系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),必須重視人才的才能輸入,有目的、有計劃對各類人員進(jìn)行培訓(xùn),讓他們不斷學(xué)習(xí)知識,提高技能;要堅持能上能下。對于工作卓有成效,業(yè)務(wù)管理能力強(qiáng)者要提拔重用,對幾經(jīng)實踐證明,不能勝任工作者要及時調(diào)整下來或更換工作崗位;堅持責(zé)、權(quán)、利統(tǒng)一。明確其承擔(dān)的責(zé)任,授予其相應(yīng)權(quán)力,給以其應(yīng)得的報酬。 財產(chǎn)管理

　　圖書館物業(yè)不但要重視開源,也應(yīng)當(dāng)注重節(jié)流。勤儉辦館是圖書館物業(yè)工作的基本方針。這就要求一方面計劃用錢,真正把錢用在刀刃上,另一方面必須重視節(jié)約,做好圖書館財產(chǎn)和設(shè)備的保管、維修工作,大力提高館產(chǎn)的使用率,延長圖書館財產(chǎn)和設(shè)備的使用年限。

　　管好圖書館財產(chǎn)必須建立和健全各項規(guī)章制度并落實責(zé)任制。所有圖書館財產(chǎn)都要建立帳卡或登記簿,分門別類登記造冊,進(jìn)出庫均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行制度,做到手續(xù)完備,帳目清楚,帳物相符,杜絕貪污和浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。

　　加強(qiáng)圖書館財產(chǎn)和設(shè)備的維修工作現(xiàn)在個別圖書館一方面設(shè)備物資奇缺,另一方面卻任意糟蹋設(shè)備和物品,存在著只管用不管修的現(xiàn)象。加強(qiáng)愛護(hù)公共財物的思想教育,形成以愛護(hù)公物為榮的好風(fēng)尚引導(dǎo)職工和讀者,愛惜公物,修舊利廢,自力更生,自己動手,注意節(jié)約,自覺地做圖書館財產(chǎn)管理的主人,努力延長各種設(shè)備的壽命,大力提高各種圖書館設(shè)備的使用率。 時間管理

　　物業(yè)管理活動諸要素中,時間不同于人、物,可以分配,時間具有不可逆性。圖書館物業(yè)管理人員不僅要做到今日之事今日畢,而且應(yīng)該認(rèn)識到,今天耗用時間不只是為完成正在做的工作,同時還是為明天將做的工作打好基礎(chǔ),為未來作好準(zhǔn)備。

　　物管人員要善于管理自己的時間。物管人員要在有限的時間內(nèi),最大限度地做好工作,提高工作效能。一要計劃工作用時。什么時間做什么,什么事情何時做,要心中有數(shù)。二要分清主次工作。把眾多的工作排個順序,依次辦理。三要把握工作的內(nèi)在聯(lián)系。實際工作中,不少事情往往是有聯(lián)系的,要善于把有聯(lián)系的工作結(jié)合起來辦理,決定相應(yīng)的實施措施,可以節(jié)約時間。

　　物管人員要善于處理上下級關(guān)系中的時間因素。一是布置任務(wù)時要有時限。二是約人談話要把握時機(jī)。三是對待請示匯報要及時處理。總之,只要堅持選好人,管好物,惜好時,就一定能做好圖書館物業(yè)管理,使物業(yè)工作更好地為廣大讀者服務(wù)。