城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。是工程建設過程和建設成果的真實反應，它對加強工程質量控制、追究工程質量責任、懲治工程領域腐敗行為，以及日后維修、改建、擴建等具有十分重要的作用。它包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所謂城建檔案信息化就是指在城建檔案管理活動中，全面應用現代信息技術對檔案信息資源進行處置、管理和提代利用服務。
　　隨著城市化進程的高速發展，產生了越來越多的城建檔案，傳統的城建檔案管理模式不能適應社會發展的需要，因此城建檔案管理工作需要不斷創新發展給我們提出新的要求。
　　1數字化管理的必要性
　　1.1城建檔案的大量存儲需求。當前全國各城市的城建檔案都以紙質檔案為主。隨著城市建設的飛速發展，特別由于諸如城市規劃、道路的擴寬、拆遷重建、房地產開發事業的迅猛發展以及人們消費增長趨旺等因素，城建檔案的數量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統的以手工處理為主的城建檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應工作發展的需要。因此，利用現代化的電子技術，對城建檔案進行數字化管理已顯得越來越必要。
　　1.2更為方便快捷的查閱需求。建設單位和管理部門經常需要獲取歷史城建檔案的信息，傳統的做法是根據項目的需求前往城建檔案館查閱圖紙。由于存在檔案移交的周期和用地檔案、工程檔案分別在不同的單位進行儲存的情況，在調閱檔案過程中，常常出現因檔案存儲地點不確定而出現的往返奔波情況，傳統的紙質檔案管理方式，主要進行手工查閱，已很難滿足此種需要。對城建檔案館的整體形象與服務質量和各種效率造成了一定的影響。通過分布式數據庫建設，以建設項目為主題集成規劃管理數據庫、城建檔案數據庫，實現規劃信息與城建檔案信息的互操作，可以在一個部門，查詢多個部門的信息，有利于提高辦公效率與服務質量，同時，為社會提供方便，更主要的是實現通過數字城建檔案為城市規劃，建設與管理服務。為此，有必要進行城建檔案的數字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。
　　1.3數字化管理可產生新的優勢功能。通過數字化管理，建立準確的城建檔案數據分析系統，與傳統的紙質檔案管理相比，可產生新的優勢功能：一是預警預報功能，即通過對城建檔案的分析，進一步提高城市規劃管理工作的科學性，高效率，提前性與服務性。二是根據城市規劃管理與城建檔案管理工作的密切相關性，在標準統一，業務流程整合、數據成果共享、功能設計與互操作等方面進行總體考慮，有利于提高規劃管理與檔案管理的協作關系，提高數字檔案的利用率與服務質量，節約資源，避免重復建設。
　　綜上所述，為了更好的為社會主義現代化建設服務，為城市建設服務，方便權利人的查閱，為權利人在生產、生活中保駕護航、有必要與時俱進盡快進行城建檔案的數字化管理，并發揮其新的迅捷優勢功能。
　　2數字化管理的原則
　　2.1實用性原則。所謂實用，是指在數字化管理過程中，應采用性能穩定、與現有城建管理運行系統相兼容的技術與設備，以最大限度地滿足城建檔案館（室）現有業務和未來發展的需求。實用性原則的本質要求在于新建系統通夠長久穩定地運行、使用。為此，在實踐中不能為了片面追求高新技術而使用新系統與城市建設管理的實踐脫鉤，致使新系統長期癱瘓或經常出錯。
　　2.2安全性原則。安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面，甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當，導致應該保密的城建檔案信息外漏或必要的城建檔案信息毀損，使利用人合法權益受損失的，檔案館可能還要承擔必要的民事及行政責任。而客硯上由于存儲電子文件的計算機軟盤、光盤等化學磁化材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統的更新換代可能產生電子文件存儲的數據機構是否兼容及其數據結構轉換等問題，電子檔案本身又具有不穩定性的特點。為此，必須采取一系列的措施，使系統無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止城建檔案的散失、泄密等。
　　2.3真實性原則。真實是電子檔案的基本要求。在數字化管理過程中，如果未及時發現并糾正虛假或錯誤的檔案信息，損壞當事人利益，并可能導致檔案管理部門民事、行政責任的承擔。因此，在實踐中必須貫徹建立權、責、利相結合的制度。避免產生失真檔案。
　　2.4完整性原則
　　電子文件的完整性包括兩個方面的含義，一是作為記錄城市建設活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其它形式的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障。
　　在傳統環境下，文件的各個要素是可視的，具互相融合、彼此滲透，而在計算機系統中，這些要素完全可能獨立存在，分別管理，而且有些要素是不可視的。因此，為保證和維護文件的完整性，需要有意識的將這些要素集中起來。電子文件具有軟硬件依賴性，因而歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達電子文件內容的基本格式及在關元數據都應屬于歸檔范圍。
　　3、數字化管理的具體實施
　　3.1數據庫選擇。建立數字化檔案館（室）是一項龐大、復雜的系統工程。為此，對于城建電子檔案數據庫建設，應盡量采用目前最為先進的、基于全光纖（Fiber）架構的SAN存儲系統，該系統采用全冗余/容錯結構及高性能FC通道接口（2Gbps/300MB/s）,充分保證了系統的高性能和高可靠性。針對城建電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性SAN存儲系統的同時，建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。光盤備份/恢復系統采用智能化調度機制，可實現定時、定量（全備份/增量備份）的自動化操作。
　　3.2人員培訓。人員培訓主要包括兩個方面：一是針對選擇的數據庫技術，對員工進行培訓；二是數字化管理的職責劃分，即分清誰是城建檔案微機數字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應的工作內容、責任后果。
　　3.3錄入、掃描及備份。對相應人員進行培訓后，就進入了由紙質檔案轉化為數字化檔案的生產運行程序。
　　第一道工序：城建檔案資料錄入人員必須具有極端負責的工作態度和熟練的打字基礎，對所輸入的每一卷城建檔案的內容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸城建檔案內容的真實性、可靠性、完整性。
　　第二道工序是：城建檔案資料掃描。城建檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失城建檔案中每一頁材料，不得造成因在這個工作程序中城建檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失。
　　第三道工作程序：對錄入、掃描的全過程進行檢查。城建檔案材料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變為電子檔案最后一道關鍵環節。檢查人員要對城建檔案中每一個信息的真實性負總責，并對圖片的歪斜程度進行必要的調整。
　　第四道工作程序：對形成的電子檔案進行及時備份。在這一點上，工作人員必須有清醒的認識和嚴肅認真的工作態度，每天城建檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認真做好電子檔案的備份工作。備份工作，不能松懈、馬虎。要嚴格按照備份制度進行備份，把備份制度真正落到實處，以防由于不可知的破壞性，為數據丟失后的補救工作打好堅實的基礎。
　　4、實施后的效果
　　4.1檔案數字化管理，提高了工作效率。檔案實現數字化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，全部檔案信息實現計算機管理，大大節省了時間，極大提高了工作效率。
　　4.2信息價值增值，改善了服務質量。充分發揮計算機網絡化服務達到檔案信息資源共享，加快了信息傳遞速度，提高了自動化程度，進一步發掘出檔案信息的潛在價值。
　　4.3改善了檔案工作管理手段和信息環境。數字檔案以新的技術與手段改變了文件寫作、轉輸、接收、存儲、檢索、拷貝、加工控制等手段，得用網絡與各單位聯結，為館藏檔案進行數字轉化提供高速、便利的信息通道，實現跨越時間與地域獲取資料。
　　5、數字化管理弊端及防御措施
　　城建檔案的數字化管理已勢在必行，然而與傳統紙質檔案的真實性、穩定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且由于以下三方面的原則，可能影響檔案的運行管理：一是錄入錯誤，即由于錄入員的粗心等原因而導致的檔案信息錯誤；二是病毒侵入，導致電子檔案信息殘缺不全；三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實可靠性無不如紙質檔案，隨時都可能被非法修改。當然針對如上弊端，我們也可以采取如下措施進行預防：一是要求一方面加強培訓，提高檔案工作人員的素質并幫助其樹立責任心，從主觀上避免疏忽大意；另一方面，建立責任追究制度，追究錄入、審核人員的工作責任。二是加強電子檔案的使用管理，安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑。另外，建立完善的光盤庫備份和恢復系統，以保持當前電子數據庫的光盤復本。三是設定登錄限制、使用文件權限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關人員的接觸機會。
　　在完善數字化管理的同時，對傳統的紙質檔案管理方式絕不能完全拋棄。應將紙質檔案與電子檔案管理結合起來，共同為城市建設事業服務。

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