企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。本文選自北大核心期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學會主辦,1979年創刊,國內外公開發行,為全國中文(檔案學)核心期刊、甘肅省一級期刊。《檔案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。本刊銳意創新，傳遞檔案信息，扶持學術新秀，廣納百家直言，博采眾說之長，開展學術探討，反映 工作動態，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊長期堅持“立足甘肅，面向全國”的辦刊風格，突出學術性、史料性、文化 性、可讀性，視角新穎獨特，內容雅俗共賞，既面向檔案學人、文檔工作者，更面向社會大眾，國際、國內公開發行，歡迎訂閱并賜稿。

　　摘要：以邯鋼為例，從幾個方面論述了企業檔案工作中兩級管理存在的問題和對策

　　關鍵詞：企業檔案工作,兩級管理,問題和對策

　　隨著企業的發展，企業檔案工作也面臨一個與時俱進的問題，為此必須重視改善和解決檔案管理中存在的一些問題。特別是企業檔案工作中兩級管理存在的問題。邯鋼檔案管理是由邯鋼檔案館管理全廠檔案，各二級單位自設檔案室，實施兩級管理。這樣，就造成檔案管理中存在一些問題，下面談幾點看法。

　　一、面臨的問題

　　(一)檔案工作與企業變革的不同步

　　隨著市場經濟體制的逐步建立和不斷完善，企業為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構的變革，應對市場的變化，在這個過程中，檔案不能直接為企業帶來效益，往往被忽略，表現在其一，企業二級單位注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門的工作，而忽略了文件收集、歸檔工作，伴隨技術人員的流動，出現的是文件資料、技術資料流失的現象。其二，在生產過程中，時常出現設備改造，而相對應的圖紙也應隨著改變，以便圖紙與實物相符，由于兩級管理，只有二級單位的檔案能及時更正。技術人員從本單位查閱、借閱圖紙，相對來說，手續簡單一些，喜歡從二級單位借閱，所以二級單位的檔案提供利用比較頻繁，返還較慢，這樣，有些技術人員再借只能從檔案館借。而檔案館的檔案卻沒有隨設備的改造而改動過，導致檔案館的檔案與實際不服，在提供利用時不能發揮其作用。

　　(二)檔案管理人員的業務素質與企業的發展需要不相適應

　　檔案工作是一項十分專業的系統工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須具有本企業生產經營特點的一些工程技術方面的知識，了解各專業的基礎知識，有了較廣博的知識面，才能對多方面的工作應對自如。而二級單位的檔案人員多數是兼職，客觀上導致對檔案知識的學習時間較少、機會也少，對檔案知識的掌握、理解不夠，其業務素質不能適應現代企業檔案工作的需要。

　　(三)企業檔案的“主體”錯位

　　檔案的主體明確性，是一個企業檔案工作的關鍵。當前不少企業的檔案主體觀念存在偏差，影響了企業檔案工作水平。不少企業幾乎把企業的人事檔案、文書檔案當成了企業檔案的全部，即主體，而忽略了企業自身發展所形成的影響企業命運的有價值的“主體”檔案-科技檔案。

　　(四)企業檔案編研工作薄弱

　　檔案工作要受到廣范重視，從某種程度而言，是靠檔案的服務價值來確立。但不少企業的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作困難，檔案無法得到很好的利用。這是導致檔案工作可有可無的最主要的原因。

　　二、企業檔案管理存在問題的原因

　　導致企業檔案管理工作出現以上問題的原因主要有以下幾個方面。

　　(一)因企業性質特殊，二級單位在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理失控。如某些項目是由二級單位自己管理的，形成的文件自己管理，往往導致重要文件、審批手續不齊全、不完整，檔案資料缺失。再比如，在收集工程竣工資料時，二級單位也要收一份與檔案館一樣的竣工資料，自行管理。這樣，工作中自主性較大。

　　(二)二級單位檔案管理人員身兼數職，且對檔案專業知識理解不深。由于沒有專職的檔案人員，極易造成檔案分散保存。如基建檔案歸項目負責人員管理，設備歸設備使用部門管理，財務檔案歸財務部門負責，不能及時歸檔，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續不完備也是導致檔案缺失的重要原因。二級單位檔案人員流動性較大，如交接雙方沒有端正思想、明確責任，無法保證檔案交接工作按照規定辦理。

　　(三)在企業產權變動中，企業和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失。如二級單位在關停過程中檔案隨意堆放；設備檔案、基建檔案已被原企業調離職員工隨意堆放；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續等，都會給企業造成不可挽回的損失。轉貼于中國

　　三、解決問題的辦法

　　（一）將兩級級管理轉成檔案館的一級管理

　　將兩級管理轉成檔案館的一級管理，可以將企業所有檔案歸到一起，經過鑒定、銷毀后，剩一套完整的檔案。減少了占地空間，在生產過程改造中，直接由技術人員在檔案館圖紙進行更正，達到圖紙與現實相符，以提高利用率。

　　(二)強化制度管理

　　樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。搞好企業檔案工作著重要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執法的認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規，做到知法、懂法，明確執法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高認識檔案制度，如各類檔案的歸檔制度，借閱制度，保密制度，提供利用制度。企業領導和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎。第三要加強檔案工作的制度建設和管理網絡建設，把檔案工作列入企業發展規劃和年度計劃，保證檔案工作專項經費，落實各級領導檔案工作責任制，建立一支訓練有素的專兼職檔案人員隊伍，在各項工作中，實行檔案管理“三納入”、“四同步”等制度，使依法治檔工作落到實處。

　　(三)穩定人員，提高素質

　　針對檔案工作性質，企業要確定專人管理檔案工作，針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，檔案人員積極參加檔案專業知識培訓，提高檔案員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，加強企業檔案管理工作。

　　(四)要著眼實際，抓好“主體”檔案管理工作

　　企業“主體”檔案是企業檔案的核心，在抓好其它檔案的同時，著重抓好“主體”檔案的歸檔工作，特別是抓好基建檔案、設備檔案、產品檔案管理工作，及時做好設備檔案和產品檔案的收集、整理與歸檔工作。保證企業檔案的完整性。

　　（五)積極搞好開發利用，為企業各項工作服務

　　如何利用好檔案，開發檔案信息資源，是企業檔案管理的目的；是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱巨任務。為此，企業檔案管理人員就要圍繞企業的發展，掌握市場信息，變被動服務為主動服務。

　　(六)建立檔案信息化管理系統

　　網絡技術與檔案管理的結合是時展的必然產物，以數字化、網絡化為主旋律的檔案信息化戰略，已在全世界范圍內推展；加強企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分，在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依托，成立信息服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供咨詢服務，提供利用更加方便、快捷，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起重要的作用。

　　總之，企業檔案管理是企業管理的一項重要的基礎工作，是企業生產技術管理、經營管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業的發展有很重要的作用，企業只有重視檔案管理工作，穩定人員，結合自身檔案特點，管好、用好檔案，為企業生產經營服務。et

　　作者簡介：曹彩娟，1970年1月出生，現就職于河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館，館員。