內(nèi)容提要:科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化，致使立卷非改革不可。改革方法是基于電子文件和紙質(zhì)文件將長(zhǎng)期并存的現(xiàn)實(shí)情況，以紙質(zhì)文件管理來適應(yīng)計(jì)算機(jī)電子文件的管理，簡(jiǎn)化手工勞動(dòng)，提高工作效率，便于檔案保管和利用，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
　　關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;文書立卷;改革方法
　　傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而辦公自動(dòng)化，是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。
　　辦公自動(dòng)化的結(jié)果，需要?dú)w檔的文件產(chǎn)生了兩大門類：電子文件和紙質(zhì)文件。目前在我國(guó)，辦公自動(dòng)化尚未完全社會(huì)化，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件將長(zhǎng)期并存。盡管它們所記載的信息完全相同，根據(jù)需要還可以互為轉(zhuǎn)換，但是由于載體不同，差異很大，存貯和獲取信息的方式帶有根本性的區(qū)別，因而在文件材料的歸檔上相互制約，相互影響，使幾十年來我國(guó)傳統(tǒng)的文件立卷歸檔的理論與實(shí)踐受到了巨大沖擊。從80年代末90年代初開始，一些計(jì)算機(jī)比較普及、工作效率高、節(jié)奏快的辦公部門，率先對(duì)文件歸檔工作實(shí)行了改革。有的把電子文件與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)歸檔，用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷；有的簡(jiǎn)化人工立卷方法，采用單一的立薄卷的形式；有的干脆取消立卷，將文件散裝在一個(gè)個(gè)卷盒中。在這幾年的實(shí)踐基礎(chǔ)上，國(guó)家檔案局下發(fā)了文書檔案整理規(guī)則討論稿，為文書立卷的改革提供了原則和基本思路。
　　辦公自動(dòng)化后，文件材料歸檔發(fā)生了一系列的變化，致使立卷非改革不可。
　　一、 歸檔載體的變化。
　　歸檔載體由原來單一的改變?yōu)槟壳巴�一歸檔文件既有紙質(zhì)的又有電子的。由于電子文件的法律效力還沒有徹底解決，因此，紙質(zhì)文件仍然需要?dú)w檔。在提供利用上電子文件要快速方便得多，且除非特殊需求，一般不需要再查看原件。因此，紙質(zhì)文件的立卷歸檔被淡化，甚至顯得多余而繁瑣。
　　二、 歸檔含義發(fā)生變化。
　　由于電子文件歸檔存在著實(shí)物上的歸檔和概念上的歸檔，這樣一來，歸檔的標(biāo)志究竟是什么呢？辦公自動(dòng)化帶來的真正意義上的文檔一體化，使歸檔的含義需要重新解釋。
　　三、 歸檔工作發(fā)生變化。
　　由于電子文件在利用上的優(yōu)越性，使歸檔工作發(fā)生了根本性變化。集中表現(xiàn)在一改幾十年來傳統(tǒng)的立卷方式，文件不立卷、不裝訂，取消案卷直接以文件為保管單位集中保存在各個(gè)檔案盒中。
　　文件與檔案是既有聯(lián)系又有區(qū)別的。從根本上講，文件是隨著工作活動(dòng)自然產(chǎn)生的，而檔案則是有意識(shí)、有目的、有選擇地將辦理完畢的文件集中保存起來，以備將來查考利用的。有什么樣的文件，就應(yīng)該有什么樣的檔案，這是文件與檔案對(duì)立統(tǒng)一的根本所在。從形式看，文件經(jīng)過立卷這個(gè)環(huán)節(jié)，由單份文件組合成一個(gè)案卷，這是檔案形成的一個(gè)非常明顯的標(biāo)志，也是為了保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于今后查考與利用的一種需要。因此，幾十年來，按文件的若干特征組卷，是文件歸檔所不可缺少的。隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，尤其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們保存、獲取信息已經(jīng)離不開電子計(jì)算機(jī)，利用檔案除了非原件不可外，一般不再?gòu)?qiáng)調(diào)它的形式，因而使文件與檔案在形式上的區(qū)別已經(jīng)逐步消失，我們已不能簡(jiǎn)單地說立卷之前是文件，立卷之后是檔案，或文件不經(jīng)過立卷就不是檔案，檔案非案卷這種形式不可。因此，文件的歸檔，從文件跨越到檔案這一步，不再以立卷這一形式作為一種標(biāo)志或分界線，文件的立卷與不立卷已顯得不很重要了，只要文件的實(shí)體還在，被有意識(shí)地保存在某一個(gè)地方并通過計(jì)算機(jī)能迅速調(diào)閱，文件的立卷就顯得多余而繁瑣了。
　　計(jì)算機(jī)貯存了文件的全部?jī)?nèi)容，能夠從不同角度同時(shí)展示文件的相關(guān)內(nèi)容，任意組合成各種“案卷”，從根本上解決了檔案的查找和利用，那么，立卷就只是為保管而已，從而失去了它原來的本意。從保管的角度而言，立卷并不是十分有利的，因?yàn)樗�是固定的，比較死板；因?yàn)榱⒕硎侨藶榈摹⑹鞘止な降模�因而方法各異，好壞參差不齊，應(yīng)該說是一種落后的方法。由此看來，淡化立卷或取消立卷是檔案現(xiàn)代化管理的一種趨勢(shì)，它在實(shí)踐上和理論上都將是可行的。
　　淡化或取消立卷，并不意味著文件就不需要轉(zhuǎn)化為檔案，辦理完畢后的文件仍然需要?dú)w檔，這是必不可少的環(huán)節(jié)。那么，在不立卷的情況下，文件歸檔的條件和標(biāo)志是什么呢？
　　文件歸檔的條件是：
　　第一，必須是已經(jīng)辦理完畢的文件，就是指完成了文書處理程序即可歸檔保存了。第二，必須有完整、齊全的電子文件相輔佐。對(duì)于收發(fā)文來說，必須做到全文信息，對(duì)于部分內(nèi)部文件材料，尚難以做到全文貯存的話，可以暫時(shí)先著錄條目信息，但必須單獨(dú)組卷或裝盒，以便于實(shí)體調(diào)閱。全文級(jí)的電子文件是淡化立卷或取消立卷的必不可少的前提條件。第三，必須具有一定的保存價(jià)值，并嚴(yán)格按照不同的保管期限分別歸檔，分盒排列，分柜保管。
　　文件歸檔的標(biāo)志是：必須經(jīng)過相應(yīng)的歸檔程序，履行必要的歸檔手續(xù)，由原來文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理的文件，按照檔案室的整理要求和技術(shù)規(guī)范，編目裝盒，移交給檔案室集中保存。這種管理權(quán)限的移交，就是文件材料歸檔的標(biāo)志，也是文件與檔案材料在形式上的一種區(qū)別。就載體而言，文件與檔案是同一體的兩個(gè)不同階段，因而沒有任何差別，從本質(zhì)上講，文件材料經(jīng)過人們的整理之后，有意識(shí)、有目的的集中保管，這就是檔案了。
　　淡化或取消立卷，歸檔前的文件材料的整理工作仍是必不可少的環(huán)節(jié)。那文件材料又如何進(jìn)行整理呢？
　　首先，在整理的目的上，當(dāng)計(jì)算機(jī)按照一定特征把文件材料輕松自如地、變化多端、多角度組合而且能迅速調(diào)閱時(shí)，人們發(fā)現(xiàn)立卷已經(jīng)無足輕重了，長(zhǎng)期有效的立卷傳統(tǒng)方式將要成為歷史。因此，文件的整理就可以由以保管和利用為目的，轉(zhuǎn)向單純以保管為主要目的進(jìn)行整理。
　　其次，在整理的原則上，原先文書立卷是為了便于保管和利用而要盡可能保持文件之間的歷史聯(lián)系，是多少帶有人為性的。文件在形成過程中有著一種自然聯(lián)系，突出表現(xiàn)在來源上，產(chǎn)生于某個(gè)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)；在時(shí)間上，產(chǎn)生于某一個(gè)特定的年月日。取消立卷，實(shí)質(zhì)上就是變歷史聯(lián)系為自然聯(lián)系，放棄了原先以內(nèi)容為主要聯(lián)系的方式，換之以來源時(shí)間聯(lián)系為主要方式。這種變化可以看成是立卷的一種簡(jiǎn)化，變多種交叉聯(lián)系為一種簡(jiǎn)單的、自然的但卻十分清楚的聯(lián)系，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)對(duì)文件的管理，因而在實(shí)踐中受到了歡迎。
　　再次，整理的方法上，徹底改變了原來的案卷級(jí)方法，代之以文件級(jí)為基本保管單位，檔案以件為單位進(jìn)行整理編號(hào)，裝盒排架，檔案盒僅僅成為一種裝具。文件歸檔整理的具體程序和方法可以是：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)檔案分類；文件排列；文件編號(hào)；檔案盒編號(hào)與排架等五個(gè)步驟。
　　一、區(qū)分全宗。這是紙質(zhì)檔案在整理工作中的一條原則，必須堅(jiān)持。電子文件的整理將有可能突破全宗原則，但在現(xiàn)階段，檔案部門尚未接收大量電子文件之前，無論是紙質(zhì)文件還是電子文件都必須堅(jiān)持按全宗分別整理，這既是一種方法，也是檔案整理的先決條件。
　　二、全宗內(nèi)檔案分類。是指歸檔文件按其自然聯(lián)系進(jìn)行分門別類，以便于保管和利用。文書檔案在按內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題分類時(shí)，可以參照以前的立卷類目設(shè)置一個(gè)文件歸檔類目，但因無須立卷，故此類目只到第一層次即可。此實(shí)為一個(gè)單位檔案分類大綱。
　　三、文件排列。所有文件均需分類裝盒，分類方法與以往相同，即按機(jī)構(gòu)分類或按問題分類，在類內(nèi)文件的排列按收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三個(gè)方面，嚴(yán)格以時(shí)間先后為序排列，收文按收到登記日為準(zhǔn)，發(fā)文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)，內(nèi)部文件以形成日期或生效日期為準(zhǔn)。這種排列方法便于保管，但不便于提供利用，尤其當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要反映同一問題的文件時(shí)，需要從不同卷盒中取閱，若無計(jì)算機(jī)全文信息檢索是相當(dāng)困難的。因此，只有當(dāng)計(jì)算機(jī)能進(jìn)行全文檢索，才能簡(jiǎn)化或取消立卷，以適應(yīng)利用的需要，反之，則必須進(jìn)行實(shí)體的組卷。
　　四、文件編號(hào)。即以盒為單位按文件排列次序編號(hào)，以固定排列次序并編制盒內(nèi)文件目錄。
　　五、檔案盒編號(hào)與排架。檔案盒的編號(hào)在一年內(nèi)按保管期限編制流水號(hào)，在排架時(shí)，可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。
　　至此，檔案整理工作即告結(jié)束。根據(jù)以上的整理方案，文書立卷改革后的文書檔案成為以件為獨(dú)立的保管單位。
　　以上所述文書立卷改革方案，必須是在辦公自動(dòng)化條件下，以公文管理實(shí)行全文電子信息處理為前提，在文件歸檔以后的提供利用時(shí)，一般不調(diào)閱紙質(zhì)文件即可提供利用為條件。在這種情況下，為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理，更好地管理檔案，文件的立卷改革勢(shì)在必行。上述改革方法是以紙質(zhì)文件管理來適應(yīng)計(jì)算機(jī)電子文件的管理為指導(dǎo)思想，其目的是為了簡(jiǎn)化手工勞動(dòng)，提高工作效率，便于檔案保管和利用。但同時(shí)必須注意，紙質(zhì)文件畢竟是檔案的原件，發(fā)揮著電子文件尚不能取代的法律憑證作用。因此不論怎樣改革，文件的集中歸檔保存不僅需要，而且顯得更加重要。不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌�使檔案文件散失或混亂不堪。文件不僅需要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，以便與電子文件相互呼應(yīng)，更好地保管和利用，進(jìn)一步快速有效地發(fā)揮檔案的作用。
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