摘要：近年來，隨著市場開發的逐步深入，我國公司承建的施工項目發生了很大的變化，從單一的建設項目發展到現在的多種多樣的項目。同時，工程竣工歸檔資料的整理也變得復雜。當前，工程資料管理形勢嚴峻，運用科學的檔案管理方法勢在必行。本文闡述了工程資料管理過程中必須遵循的原則、所采用的方法和應注意的問題，并對改進工程資料管理提出了建議。
　　關鍵字：工程；資料；管理
　　
　　建筑工程施工技術和質量管理等資料，是單位工程施工全過程的真實反映，是以后該工程維修、擴建、改建的原始依據，也是發生質量、傷亡事故后，專家們分析原因、追究事故責任者的重要憑證之一。在各種建設施工項目中，各種管理文件作為工程施工的記錄，對企業日后的檢修尤為重要。因此，工程資料管理在施工工程建設中具有很重要的作用。由于檔案整理歸檔過程的一些失誤，一些寶貴的資料有流失、損壞的現象，嚴重影響了施工工程的后續工作。為了避免這種現象的發生，本文將闡述工程資料管理所采用的方法和應注意的問題，并對改進資料管理提出了建議。
　　1、文件和資料的分類
　　工程項目管理中的資料一般分為：質量體系、技術性、管理性三大類。資料管理員在開始處理每一份文件和資料時，應憑自己的業務知識在極短時間內首先給其“定類”，并保證其準確性。對施工現場出現的一些特殊文件或資料，應及時咨詢有關部門給其“定類”，對已分類入盒的資料清單要清楚。
　　2、文件和資料的入檔
　　建筑單位項目部的一份文件或資料入檔前后，必須完成以下工作：
　　①領到文件或資料后，及時辦理領文手續，對發文部門登記的文件或資料的名稱、數量、發文日期認真核對后再簽字或蓋章。
　　②在項目部收文記錄上及時登記,其內容要與領文時給發文部門辦理的領文手續內容一致。
　　③對文件或資料檢查,項目部以及建設單位、監理單位、設計單位、地質勘察單位、承包單位等部門的有關人員(須是合同上注明的此項工作負責人或程序文件上注明的責任人以及文件或資料內容涉及的相關責任人)簽名、蓋章(合同認可的專用章),缺一不可。原始簽名、蓋章的文件或資料，一般不少于6份。
　　④全面考慮文件或資料需要簽閱的部門或人員以及需要留存的部門或人員，哪個需原件、哪個是復印件或抄件等等，有時候需要項目部研究決定,然后把文件或資料一次復印(或抄寫)足夠數量，并分別在其右上角用筆注明收文單位或個人名稱,以便發放。
　　⑤在《文件和資料的發文登記表》上登記，并將文件或資料逐一發放給有關的部門或個人，同時辦理發文手續(不需下發的文件或資料及時辦理簽閱手續);需要在其他資料上標注的文件或資料，及時按規定標注,例如:圖紙會審、設計變更單及技術核定單的內容要及時用紅筆標注在施工藍圖的相應位置。
　　⑥對于少數特急文件或資料，在明確責任情況下，可采取先通知內容而后及時辦理有關簽字、蓋章及領發文手續。
　　⑦入檔前，要對文件或資料全面修整，如破損處要修復，紙張大小不一的要折疊或裁剪統一，增加封面等等。入檔后及時把入檔時間登記在冊。
　　⑧文件或資料入檔后，對于借閱或復印者，按規定辦理借閱或復印手續，并及時收回。文件或資料更改或作廢后，及時在原件或相關資料上標注。
　　3、文件和資料的編制
　　由于職工的年齡、工齡以及文化程度不同，對文件或資料的編制水平存在很大的差異。因此，應采取以下措施：
　　①對于年齡偏大、有多年實踐經驗但缺少規范性文字編輯能力的職工，把屬于他們編制的資料用空白表格列出，并在表格背面把編制要求詳細注明，然后根據編制要求，和他們共同完成一份樣品。同時解釋每一條編制要求的前因后果。最后把各份樣品及其空白表格裝訂在一起，讓他們在編制資料時以此為準。
　　②對于具有一定文化水平，但缺少施工現場實際經驗的職工，把別人已經編制好的比較規范的同類資料復印一個樣品，讓其參考。
　　③對于聯營隊的技術員或班組長，采取集中培訓。把屬于他們編制和提供的資料格式、內容要求、提供的時間等，以授課的方式逐一講解和示范，并當場和他們共同完成一套樣品，讓他們都記錄下來。
　　4、資料管理和工程進度同步
　　《中華人民共和國建筑法》明確指出：“工程資料必須和工程進度同步”。以下措施可保證資料與工程進度同步：
　　①上道工序施工前后，施工班組相應的資料沒有同步進行的，施工員應在上下道工序交接記錄中簽署“不同意交接”的意見，直至資料按要求填寫并提供給資料管理員，才可同意上下道工序交接。
　　②每道工序施工前后，項目部施工員相應的資料沒有同步進行的，項目工程師直接給施工員下達《隱患整改通知書》。整改結束前，項目工程師可下達暫停施工通知。
　　③項目質安員、試驗員、材料員、機械員等有關配合部門責任人的資料不能與工程進度同步的，項目資料管理員有權和項目經理商議暫緩發放其崗位工資，直至本人按規定及時提供有關資料。
　　④項目部資料管理員有權因資料的不合格或不到位通知質安員下達停工通知書。
　　⑤根據工地特殊情況，項目部資料管理員有義務口頭或書面提前通知相關資料責任人提供資料的最遲時間。
　　⑥凡達不到要求的資料或被上級檢查不符合要求的資料，相關責任人必須按要求立即整改或完善，不得以各種理由拖延。
　　⑦工程公司和項目經理部共同制訂有關工程資料的管理規定，明確責任和獎懲辦法，隨時檢查和評比，對違反管理規定的責任人給予相應處罰。對于屢次因自己負責的資料而耽誤工期或影響工程質量的有關人員，工程公司應嚴肅處理。
　　5、對資料管理建議
　　(1)公司根據生產需要制訂文件和資料的內部管理標準。
　　(2)對施工員、質安員、材料員、試驗員、機械員等“十大員”進行崗位培訓時，把他們各自應負責的資料的規范編制作為一個重點進行講解。因為項目部資料管理員不可能對方方面面的資料都精通，需要各個部門的共同支持才能把資料管理工作做得更好。

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