摘要：電子檔案的管理是信息化社會(huì)的客觀需要和檔案專業(yè)融入現(xiàn)代社會(huì)的必然選擇。通過(guò)比較，發(fā)現(xiàn)，兩者在這些方面各有利弊，電子檔案并未完全具備傳統(tǒng)檔案的功能，也不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，二者具有共存性。

　　關(guān)鍵詞：電子檔案,傳統(tǒng)檔案管理,比較

　　近年來(lái)，隨著電子信息技術(shù)發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸完善。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)在辦公室日常工作中的廣泛應(yīng)用, 在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，目前甚至以后今后相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)，不可以拋開(kāi)傳統(tǒng)檔案而以電子檔案取而代之，傳統(tǒng)檔案在社會(huì)上仍將保持其重要地位。針對(duì)電子檔案不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)以及電子檔案管理中存在的問(wèn)題, 檔案管理人員除不斷提高政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)之外,還應(yīng)熟練掌握新技術(shù)和電子檔案管理軟件的使用技巧, 樹(shù)立全面質(zhì)量管理意識(shí),在檔案鑒定、分類整理、歸檔、保管和利用等方面提高管理水平。

　　1 電子檔案

　　電子檔案是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

　　電子檔案有別于傳統(tǒng)的檔案檔案，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。與紙質(zhì)檔案比較，電子檔案有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

　　a.電子檔案不再是直觀的紙質(zhì)檔案，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;

　　b.電子檔案可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;

　　c.電子檔案的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響;

　　d.電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

　　2 電子檔案與紙質(zhì)檔案共性

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案間存在共性。檔案信息的記錄載體變遷的影響,即第一,電子檔案依然是實(shí)體檔案;第二,電子檔案依然具有原生性;第三,電子檔案依然具有相同的價(jià)值形態(tài)及其變化規(guī)律;第四,電子檔案的信息與載體依然是不可分離的;第五,電子檔案已然完全由現(xiàn)行電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái);第六,電子檔案依然是真實(shí)的歷史記錄。紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上有共性,也有差異。有共性是因?yàn)殡娮訖n案也是檔案, 具有檔案的一般特性和性能, 有差異是因?yàn)殡娮訖n案畢竟不是紙質(zhì)檔案,他有自己的特點(diǎn),電子檔案的特性是:數(shù)字化的信息形態(tài)、對(duì)設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復(fù)雜性,電子檔案長(zhǎng)期保存的困難性,電子文件、電子檔案在管理和開(kāi)發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性, 創(chuàng)建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性。

　　3 電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

　　3.1 電子檔案的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子檔案由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別檔案原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子檔案的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子檔案的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子檔案在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證檔案在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子檔案的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子檔案的法律憑證地位。

　　3.2 電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

　　3.3 機(jī)讀檔案的管理與傳統(tǒng)檔案管理方法的不同。從計(jì)算機(jī)進(jìn)入辦公室以來(lái)，機(jī)讀檔案隨之大量出現(xiàn)。機(jī)讀檔案與其它傳統(tǒng)檔案的形成，保管介質(zhì)不同，帶來(lái)了管理方式的不同。機(jī)讀檔案按記錄的保管介質(zhì)劃分，可分為磁盤(pán)，磁帶、光盤(pán)檔案等，按機(jī)讀檔案類型可分為計(jì)算機(jī)設(shè)備管理程序檔案;通用系統(tǒng)程序檔案;應(yīng)用系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)成果檔案;應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案;文本材料檔案等。機(jī)讀檔案的介質(zhì)和種類決定了其管理的特殊性，機(jī)讀檔案的收集為磁盤(pán)拷貝，歸檔整理工作根據(jù)機(jī)讀檔案的特點(diǎn)進(jìn)行。保管工作由于其介質(zhì)的特殊性，對(duì)檔案要求條件更高，利用方式有別于傳統(tǒng)單一的利用方式。總之，辦公自動(dòng)化給機(jī)讀檔案創(chuàng)造了生成環(huán)境和利用條件，但同時(shí)，新的載體介質(zhì)對(duì)傳統(tǒng)檔案在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理方式、傳統(tǒng)理論等方面造成了沖擊與變革，而這一變革的根源來(lái)自于電子信息時(shí)代載體介質(zhì)的變化。

　　3.4 電子檔案在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子檔案載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。稅務(wù)檔案管理部門(mén)可以在接收到電子檔案后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和檔案形成部門(mén)的配合，稅務(wù)檔案管理部門(mén)在接收到電子檔案后對(duì)檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子檔案檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

　　目前辦公室使用復(fù)印機(jī)多為靜電復(fù)印機(jī)，是利用光敏性和帶靜電電荷墨粉來(lái)完成復(fù)印。復(fù)印機(jī)字跡的耐久性與許多因素有關(guān)，如墨粉的成份、性質(zhì)，顯影方式、定影方式、樹(shù)脂性能，操作人員水平等。實(shí)踐證明，復(fù)印機(jī)顯影的方式、墨粉的種類、定影的方式、樹(shù)脂的成份、操作時(shí)的電壓、操作間的環(huán)境濕度都將影響復(fù)印機(jī)的復(fù)印效果及字跡的耐久性，只有對(duì)這部分環(huán)節(jié)進(jìn)行最佳選擇，才能提高復(fù)印件字跡的耐久性。

　　3.5 電子檔案的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮訖n案的特殊性，可以達(dá)到檔案一級(jí)的管理，所以，檔案管理部門(mén)在接收到檔案同時(shí)，可以馬上給每份檔案編制一個(gè)唯一的檔案號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)檔案號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出檔案分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的檔案和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

　　3.6 電子檔案查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同，只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子檔案中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子檔案中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

　　4 結(jié)論

　　盡管電子檔案在服務(wù)手段、服務(wù)質(zhì)量及提供信息的深度等方面比傳統(tǒng)檔案有著巨大優(yōu)勢(shì)，但電子檔案并完全具備傳統(tǒng)檔案的功能，也不能代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有共生性。傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存將成為檔案發(fā)展的方向。只有極盡全力地發(fā)揮、伸展二者的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，相互依存，相互補(bǔ)充，才能更好地發(fā)揮檔案的文化傳播功能，進(jìn)一步拓展檔案的教育功能和服務(wù)功能，才能有利于現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，有利于提高檔案工作的質(zhì)量和效率，有利于節(jié)省人力、物力、財(cái)力的支出。而現(xiàn)階段我們的任務(wù)，應(yīng)是致力于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的共同發(fā)展。