高校辦公室肩負(fù)著高校的日常管理工作，肩負(fù)著將學(xué)校高層的精神和指示傳達(dá)到基層的使命，高校辦公室工作需要科學(xué)的管理，本文就如何提高高校辦公室工作效率以及辦公室工作人員的素質(zhì)提出建議。

　　《高校社科動(dòng)態(tài)》高校管理雜志，以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹黨的教育方針和“雙百方針”，理論聯(lián)系實(shí)際，開展教育科學(xué)研究和學(xué)科基礎(chǔ)理論研究，交流科技成果，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)、科研工作的發(fā)展，為教育改革和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

　　高校二級(jí)院系的辦公室是綜合管理部門，肩負(fù)學(xué)院所有上傳下達(dá)的各項(xiàng)事務(wù)，起著承上啟下的作用。如果二級(jí)院系辦公室工作做不好，將直接影響本二級(jí)單位的工作開展，給廣大師生帶來不必要的麻煩。本文聯(lián)系工作實(shí)際，詳細(xì)闡述了辦公室所處的地位和作用、辦公室工作的特點(diǎn)以及辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)，為更好地開展二級(jí)院系辦公室工作提供了良好的基礎(chǔ)。

　　隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和高等教育改革的不斷深化，二級(jí)學(xué)院辦公室的管理工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多樣化的特點(diǎn)，工作任務(wù)越來越繁重，為使辦公室的管理工作適應(yīng)形勢(shì)的需要，滿足高校的發(fā)展變化，大家開始仔細(xì)研究如何更加高效有序得做好此工作。結(jié)合工作實(shí)際，談以下三點(diǎn)：

　　一、 明確辦公室的地位和作用

　　二級(jí)學(xué)院辦公室是在主管院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理部門，它起著溝通上下，協(xié)調(diào)左右的樞紐作用，辦公室兼有多種功能，對(duì)上要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對(duì)下要檢查監(jiān)督和組織協(xié)調(diào)，對(duì)外要搞好橫向聯(lián)系，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)職能的重要機(jī)構(gòu)。

　　1、 參謀助手的作用。辦公室不是純粹的業(yè)務(wù)部門，處于二級(jí)院系的中樞地位，直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確程度，所以要求辦公室充分發(fā)揮其參謀作用。同時(shí)工作實(shí)踐表明：辦公室在許多方面都要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，例如：領(lǐng)導(dǎo)需要的一些文書處理工作;相關(guān)情況的收集綜合;相關(guān)決策參考資料;重要會(huì)議的準(zhǔn)備工作;有關(guān)事務(wù)的聯(lián)系與商洽等。

　　2、綜合協(xié)調(diào)的作用。辦公室是各種意見輸出和意見反饋的匯合點(diǎn)，是一個(gè)溝通上下，聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，如果把一個(gè)單位比作一個(gè)人的話，那么領(lǐng)導(dǎo)層是大腦;業(yè)務(wù)部門是四肢;辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。從某種角度來說，辦公室就是一個(gè)協(xié)調(diào)部門，需要協(xié)調(diào)本單位與其他二級(jí)單位之間、本單位各部門之間的相關(guān)事務(wù)等，同時(shí)還要配合領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)做好學(xué)院的各項(xiàng)日常工作。

　　3、耳目的作用。辦公室的“耳目”作用，是信息時(shí)代賦予辦公室的新職責(zé)，為學(xué)院的相關(guān)決策提供有利信息來源。作為高等學(xué)校的二級(jí)學(xué)院本身就是創(chuàng)造知識(shí)，傳播知識(shí)的陣地，如果不懂得利用信息來指導(dǎo)決策，就會(huì)變得無的放矢，學(xué)院的各項(xiàng)決策也就沒有足夠的科學(xué)依據(jù)。因此，辦公室要成為“眼觀六路，耳聽八方”的領(lǐng)導(dǎo)耳目，努力成為院領(lǐng)導(dǎo)決策的“信息庫”，全面準(zhǔn)確地將下情如實(shí)上報(bào)。

　　二、明確二級(jí)院系辦公室工作的特點(diǎn)

　　高校二級(jí)院系辦公室的工作看起來“忙、亂、雜”，其實(shí)它也有其自身鮮明的特點(diǎn)：

　　1、綜合性的特點(diǎn)。二級(jí)院系辦公室作為院系的一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，在領(lǐng)導(dǎo)的指揮下面向各部門開展工作，其工作的范圍和內(nèi)容非常廣泛，十分繁雜，大至領(lǐng)導(dǎo)決策，檢查督辦，小至上傳下達(dá)，迎來送往，時(shí)時(shí)刻刻它都代表一個(gè)單位的精神面貌，服務(wù)對(duì)象既有老師又有學(xué)生，每天面對(duì)不同的人群不同的事務(wù)，使得辦公室人員不得不身兼數(shù)職。

　　2、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)。二級(jí)院系辦公室是一個(gè)以服務(wù)為宗旨的辦事機(jī)構(gòu)，是一個(gè)為領(lǐng)導(dǎo)、為各教研室、科室、學(xué)生工作隊(duì)服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。這是搞好辦公室工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，辦公室工作人員都非常清楚這一點(diǎn)，也必須不斷的強(qiáng)化這種服務(wù)意識(shí)，潛移默化到具體的工作中去。在新形勢(shì)下，除要做好傳統(tǒng)的，一般服務(wù)外，還要強(qiáng)化辦公室出謀劃策的服務(wù)意識(shí)。

　　3、全局意識(shí)強(qiáng)。服從服務(wù)于全局是做好院系辦公室工作的基本要求。辦公室人員必須時(shí)刻胸懷全局、關(guān)心全局、了解全局、把握全局，政務(wù)服務(wù)要考慮全局，事務(wù)服務(wù)也要考慮全局，這樣辦事情提建議做工作才能避免局限性。在研究工作和處理問題時(shí)，做到凡是不符合全局利益的事，即使院系很需要也堅(jiān)決不干;凡是全局需要辦的事，即使院系困難再多，也無條件服從;正確處理好這些關(guān)系，保證學(xué)院工作順利展開。

　　4、政策性特點(diǎn)。辦公室工作不僅面廣、量大、復(fù)雜而且工作的政策性強(qiáng)。辦公室工作人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要學(xué)習(xí)研究上級(jí)的政策，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)收集、匯總、處理來自各方面的信息，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。向上報(bào)告、對(duì)下行文、處理公務(wù)、傳遞信息、答復(fù)問題都要按政策辦事，不能隨心所欲地解釋，工作不能感情用事，要牢固樹立政策觀念和組織觀念，按政策去處理事情。

　　三、辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)

　　高校二級(jí)院系辦公室是綜合部門，是樞紐科室，要處理的事情涉及面廣、政治強(qiáng)、頭緒多、責(zé)任大、有的還很敏感，因此高等學(xué)院院系辦公室工作人員的素質(zhì)如何，直接決定著辦公室的聲譽(yù)，只有院系辦公室工作人員整體素質(zhì)的提高，才能實(shí)現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化。

　　第一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和工作責(zé)任感。要有崇高的共產(chǎn)主義理想和堅(jiān)定的社會(huì)主義信念，有堅(jiān)定正確的政治方向，牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，在本職工作上勤勤懇懇，任勞任怨，多講奉獻(xiàn);逐步樹立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀;自覺抵制三大主義，積極主動(dòng)地做好參謀助手工作。努力提高服務(wù)工作質(zhì)量和水平，每辦一件事都力求準(zhǔn)確、迅速、高質(zhì)量地完成。

　　第二、發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作精神。辦公室的工作既有其規(guī)律性但同時(shí)又有很多臨時(shí)性的瑣碎工作，按照工作崗位的職責(zé)可能又屬于邊緣性的工作。因此在強(qiáng)調(diào)職責(zé)分明、合理分工的同時(shí)又要強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)協(xié)作，使每個(gè)工作人員都樹立全局觀念，工作上互相支持，團(tuán)結(jié)協(xié)作，努力高效高質(zhì)地完成工作。

　　第三、定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理知識(shí)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)的重要性越來越明顯，終身學(xué)習(xí)已是生存與生活的必然要求。作為高校行政管理者尤其是辦公室人員，必須具有自覺終身學(xué)習(xí)，不斷提高的意識(shí)，必須清醒地認(rèn)識(shí)到高等教育尤其是高校內(nèi)部的改革將進(jìn)一步加大。因此，辦公室工作人員必須認(rèn)真地學(xué)習(xí)上級(jí)文件精神，了解當(dāng)前高校改革的發(fā)展動(dòng)向，在做好本職工作的同時(shí)，利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)一些管理學(xué)用來指導(dǎo)工作。辦公現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)大大地提高了工作效率，這也要求辦公室工作人員不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，為工作提供便利，全力促進(jìn)辦公室管理工作邁上新臺(tái)階。