摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及電力系統(tǒng)信息化進(jìn)程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機(jī)遇。面對全新的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境，電子文件的接收、存儲、保管、利用以及電子文件的完整性、真實(shí)性等都帶給傳統(tǒng)“實(shí)體檔案”管理模式以巨大的沖擊，如何充分利用信息化技術(shù)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，更快、更好的提供服務(wù)是擺在我們面前的緊迫任務(wù)，電子檔案管理也逐漸納入到信息化建設(shè)日程上來。
　　
　　關(guān)鍵詞:電力系統(tǒng)；信息化；數(shù)字化；檔案管理
　　
　　1檔案信息化采用的技術(shù)
　　檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的必然要求,利用這一現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),將檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向“無紙”的數(shù)字載體轉(zhuǎn)變,從而實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的數(shù)字存儲與查閱,其工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。現(xiàn)在普遍使用的方法就是將紙質(zhì)載體檔案信息通過手工著錄、掃描等形式,以數(shù)字記錄方式存儲到服務(wù)器、光盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲器中。
　　1.1數(shù)字化技術(shù)
　　數(shù)字化技術(shù)是以數(shù)字電子計(jì)算機(jī)硬軟件、周邊設(shè)備、協(xié)議為基礎(chǔ)的信息離散化表述、定量、感知、傳遞、存貯、處理、控制的集成技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中,關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一就是將檔案紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變成“數(shù)字”載體,而利用現(xiàn)代掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過程,是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的過程。這種依靠掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化掃描技術(shù),符合國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。
　　（一）設(shè)備選型
　　掃描設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的手段,我們通過對紙質(zhì)載體檔案的分類分析,數(shù)字化文件的技術(shù)要求,以及對檔案進(jìn)行掃描的要求與掃描設(shè)備的對比,遵循“經(jīng)濟(jì)合理、技術(shù)先進(jìn)”的原則,來選擇功能適當(dāng)?shù)膾呙柙O(shè)備。
　　(1)檔案類型分析
　　按照檔案數(shù)字化發(fā)展的方向,目前,公司以下檔案需要從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體:
　　文書檔案:反映公司黨務(wù)、行政管理等活動的檔案；
　　科技檔案:反映公司生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔案；
　　照片檔案:反映工程施工的照片、領(lǐng)導(dǎo)視察工程項(xiàng)目的照片、各種活動的照片等。
　　這些紙質(zhì)載體的檔案,其功能、用途、保管期限等不同,因而紙張大小不統(tǒng)一、紙張厚薄不一致、裝訂形式不一樣等。客觀上要求掃描設(shè)備的不一樣,增加了設(shè)備選型的復(fù)雜性。
　　(2)技術(shù)要求
　　􀀂《國家電網(wǎng)公司紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》中,對數(shù)字化文件的質(zhì)量提出了明確的技術(shù)要求,具體有:a.圖像頁面清晰可辨；b.數(shù)字圖像中不能有雜點(diǎn)、黑邊等；c.數(shù)字圖像的偏斜角度要小于1度；d.圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字。
　　(3)檔案掃描的要求和掃描設(shè)備參數(shù)對照表
　　
　　綜合上述分析,在充分論證的基礎(chǔ)上,通過對掃描設(shè)備的市場調(diào)查、經(jīng)濟(jì)技術(shù)比較分析,按照“滿足功能要求、優(yōu)質(zhì)高效適用”,選用松下kv-s7065ccn彩色平板式高速掃描儀,該掃描設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)高速和平板掃描的一體化。分辨率在100～600dpi之間,滿足不同清晰度的要求。圖像輸出有黑白和24位真彩色,能夠最大限度保持圖像的原貌。圖像處理軟件R.T.I.V.能夠?qū)��?shù)字文件進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。
　　（二）檔案“數(shù)字”載體的形成
　　將一份紙質(zhì)載體的檔案,轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體,一般要經(jīng)過以下8道工序:
　　(1)檔案出庫,整理檔案,去除裝訂物。
　　(2)檢查檔案紙張大小、厚薄,選擇手動平板掃描或自動高速掃描。
　　(3)根據(jù)檔案原件的清晰度,調(diào)整分辨率。
　　(4)彩色圖像應(yīng)采用真彩色掃描,其它采用黑白二值。
　　(5)對掃描的圖像進(jìn)行糾偏、去污等技術(shù)處理。
　　(6)將數(shù)字文件保存到服務(wù)器上,文書檔案和科技檔案的文件采用TIFF文檔保存,照片檔案采用JPG文檔保存。文件用實(shí)體檔案的檔號命名,一一對應(yīng)。
　　(7)檔案恢復(fù)原裝訂,還回庫房。
　　(8)將數(shù)字文件刻錄光盤備份。
　　1.2􀀁網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
　　將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息,就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源,要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn),必須依靠網(wǎng)絡(luò)。利用公司現(xiàn)有的局域網(wǎng)構(gòu)建檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò),是檔案信息化建設(shè)得以進(jìn)行的最經(jīng)濟(jì)有效的必要基礎(chǔ)。另外,有了網(wǎng)絡(luò),沒有相應(yīng)的檔案管理軟件,硬件就會像一盤散沙,無法運(yùn)作。
　　按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,結(jié)合電力行業(yè)的實(shí)際情況,按照經(jīng)濟(jì)適用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則,經(jīng)過廣泛的調(diào)研和比較,決定選用清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件和紫光檔案檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化。
　　（一）利用清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和數(shù)字檔案的對接功能
　　清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件功能齊全,有11個子系統(tǒng),分別能完成權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入、檔案查詢、檔案借閱等功能。其中的數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng),將文件信息錄入,能夠形成電子條目和檔案數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案通過該子系統(tǒng)的掛接功能,將數(shù)字文件直接掛接到該實(shí)體檔案的電子條目下,點(diǎn)擊瀏覽,就能在計(jì)算機(jī)上查看到與實(shí)體檔案一致的數(shù)字文件,操作方便快捷。
　　（二）利用紫光檔案網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索功能
　　利用公司現(xiàn)有的局域網(wǎng),各終端客戶機(jī)通過公司主頁上的紫光檔案網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng),運(yùn)用檔號或關(guān)鍵字查詢,可直接查找到所需檔案信息,并能原文瀏覽和下載保存,方便而快捷。
　　實(shí)踐表明,利用清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件和紫光檔案網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng),將實(shí)體檔案和數(shù)字檔案的準(zhǔn)確對接與網(wǎng)絡(luò)快速檢索,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體后的網(wǎng)絡(luò)傳遞,是檔案信息化的基石。現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的成功運(yùn)用,將傳統(tǒng)的檔案管理“脫胎換骨”,檔案信息化帶來的文件形成電子化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲數(shù)字化、檔案文件管理動態(tài)化,使檔案人員利用計(jì)算機(jī)管理檔案、儲存和保管檔案,通過網(wǎng)絡(luò)查找檔案、利用檔案,標(biāo)志著檔案管理由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化。既是檔案管理的轉(zhuǎn)折點(diǎn),也必將引導(dǎo)企業(yè)管理的創(chuàng)新,為進(jìn)一步提高企業(yè)的競爭能力和經(jīng)濟(jì)效益,發(fā)揮應(yīng)有的推動作用。
　　2􀀁公司檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
　　2.1􀀁先進(jìn)的掃描技術(shù) 
　　經(jīng)過科學(xué)比選而采用的松下kv-s7065ccn彩色平板式高速掃描儀,體現(xiàn)了“經(jīng)濟(jì)合理、先進(jìn)適用、操作友好、質(zhì)量可靠”宗旨,能實(shí)現(xiàn)彩色、黑白掃描自動識別功能,自動糾偏功能,顏色濾除功能,去黑邊、黑跡、斑點(diǎn)等功能,達(dá)到最完美的圖像效果。
　　2.2􀀁強(qiáng)大的文件壓縮功能
　　掃描圖像處理軟件能對數(shù)字文件進(jìn)行壓縮處理。一般200張紙質(zhì)檔案形成的電子文件容量大約900兆,經(jīng)過軟件壓縮后1000張紙質(zhì)檔案形成的電子文件容量大約為200兆,大大減少文件的容量,減少占用的空間,提高文件的瀏覽速度。
　　2.3􀀁高效
　　自動高速掃描技術(shù)能達(dá)到每分鐘60頁的掃描速度,大大減少了時間,節(jié)約了人力,物力,財力。
　　2.4􀀁技術(shù)的創(chuàng)新引領(lǐng)管理的創(chuàng)新
　　隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展,檔案信息化建設(shè)的不斷完善,信息高速公路逐步拓展,數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個領(lǐng)域。公司員工和部門只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),均可擁有和使用檔案信息。顯然,以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用了,必須改變工作方式,建設(shè)工作規(guī)范。這樣,檔案信息化的建設(shè)向傳統(tǒng)的檔案管理模式、制度提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),將引領(lǐng)決策者、檔案工作者需要不斷摸索,研究新方法,解決新問題。
　　2.5􀀁工作效率的提高和利用方式的便捷
　　傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的利用流程,是利用者確認(rèn)身份后,提交利用目的,然后由檔案工作者查閱檔案目錄,再進(jìn)入庫房提取檔案原件,交于利用者閱覽。檔案信息化建設(shè)改變了這一過程。檔案信息化建設(shè)的成果使得利用者不必到館,在網(wǎng)上就可以直接查閱檔案目錄信息和部分檔案全文信息,或者經(jīng)授權(quán)后,自己在計(jì)算機(jī)上查閱相關(guān)檔案信息,以往繁瑣的工作步驟消失。工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的。
　　2.6􀀁更好地保護(hù)檔案
　　公司檔案見證了公司整個發(fā)展歷程,是寶貴的財富。紙質(zhì)檔案由于受到溫度、環(huán)境、時間等因素,不利于保管,檔案數(shù)字化可以有效地,更好地保護(hù)檔案。
　　2.7􀀁充分有效的利用檔案,提升企業(yè)競爭力
　　檔案信息化的建設(shè),可以在遠(yuǎn)程終端實(shí)現(xiàn)檔案原文的全文檢索和文件的下載保存功能,為檔案的充分有效利用提供了非常有效、方便快捷的服務(wù)。充分有效、方便快捷的利用檔案信息,使公司員工認(rèn)識到檔案信息的參考借鑒作用和啟迪助推作用,能夠開闊眼界,激活思路,觸發(fā)創(chuàng)新靈感,實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新,將給公司帶來潛在的經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)而幫助企業(yè)提升競爭力。
　　3結(jié)語
　　實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案滿足了建設(shè)方檔案信息化建設(shè)、管理、生產(chǎn)運(yùn)行的需要,獲得建設(shè)方的一致好評與贊譽(yù),在同行業(yè)內(nèi)有很好的推廣前景,為公司贏得了聲譽(yù),樹立了公司良好的企業(yè)形象,提升了公司在同行業(yè)中的競爭力。