【摘要】醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分，是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料，對研究醫(yī)院的學術(shù)、技術(shù)進步經(jīng)驗，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要參考價值。當前，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展及目前正在進行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度的改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了規(guī)范化、標準化的新階段。醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標準化是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要步驟之一。如何提高檔案工作規(guī)范化和標準化是解決檔案工作的基本內(nèi)容。其中，公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提；實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)；提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證。本文從上述幾個方面闡述了在工作實踐中如何解決檔案工作規(guī)范化、標準化的相關問題。
　　【關鍵詞】規(guī)范化，標準化，檔案工作，公文制發(fā)立卷歸檔
　　檔案管理規(guī)范化，有利于院長作出正確決策，有利于提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟效益，促進醫(yī)院發(fā)展，從而為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下扎實基礎。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是當前實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，且具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的人口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。
　　一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提
　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量的問題，產(chǎn)生一連串的連鎖反應。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先，公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。其次，要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位名稱是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長期保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。
　　二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)
　　相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化、國際化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔；而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下，確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料的差別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組裝在同一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
　　三、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證
　　不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
　　醫(yī)院檔案管理工作是一個專門的學問，涉及部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動全員意識來共同配合。在長期的工作實踐中，必須遵循“以我為主”的立卷歸檔原則，做好提高案卷質(zhì)量、公文制發(fā)等相應環(huán)節(jié)，使檔案工作的標準化、規(guī)范化能夠順利實施。只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力，使其適應新形勢對檔案管理的要求。