摘要：利用計算機和網(wǎng)絡技術管理建設工程檔案已經(jīng)成為提高檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前檔案管理網(wǎng)絡化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡化的過程中依然存在著不少問題。本文通過檔案網(wǎng)絡化的基礎條件以及存在問題的分析，提出檔案網(wǎng)絡化建設的架構和措施。

　　關鍵詞：建設工程,檔案管理,網(wǎng)絡化

　　一、前言

　　建設工程檔案管理系統(tǒng)是建設工程管理系統(tǒng)不可缺少的重要部分，其重要性主要體現(xiàn)在建設過程中檔案管理系統(tǒng)的建立和運行的過程，以及建檔之后對相關信息的利用，具體包括建設工程的管理、總結評價和類似項目對建設管理過程的經(jīng)驗借鑒幾個方面。所以相關檔案管理系統(tǒng)和具體內容應該能夠為用戶(管理者和決策者)及時提供充足的信息而且保證查詢手段快捷。但截止目前為止，多數(shù)建設工程檔案管理系統(tǒng)依舊采用傳統(tǒng)的人工方式建立工程建設檔案，這種管理方式在當今信息化時代，存在著諸多明顯缺點,如:效率低、保密性差等。而且時間一長,由于采集數(shù)據(jù)的龐雜,造成用戶查找以及管理者對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和維護十分不便，利用起來也相當困難。

　　隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,而且已進入到人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡化管理,具有克服手工建檔相關不足的優(yōu)勢，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可在最短時間內實現(xiàn)信息資源共享。這些優(yōu)點將會極大地提高檔案管理的效率。雖然我國檔案管理網(wǎng)絡化起步晚，具體建檔經(jīng)驗不足，管理水平也有待提高，但建設工程檔案網(wǎng)絡化管理的基礎條件(計算機系統(tǒng)和技術人員)已經(jīng)成熟，推廣建設工程檔案網(wǎng)絡化管理勢在必行。

　　二、建設單位檔案館網(wǎng)絡化建設中存在的問題

　　1.由于歷史的原因，各地、各行業(yè)的檔案管理自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。檔案管理都是根據(jù)各自的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬(軟)件設備，而且管理要求和深度也不盡一致。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無共同的主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的建檔管理標準，使各地、各行業(yè)的檔案管理發(fā)展存在著很大盲目性，標準化水平低。

　　2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設工程檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位或本行業(yè)使用，嚴重地影響了相關數(shù)據(jù)庫的利用率，數(shù)據(jù)庫的利用不充分。

　　3.在檔案管理網(wǎng)絡化建設中，人是最關鍵的因素，各種管理技術以及硬(軟)件的作用都必須經(jīng)過具有專項技能的檔案人員才能發(fā)揮。檔案管理網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術。目前建設工程檔案管理隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，各級檔案管理機構缺乏既懂計算機技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人員整體素質需要提高。

　　4、在已建成的檔案館中，存在查詢效率低，查詢頻繁，勞動強度大。查詢文書檔案時，檔案員要經(jīng)常往返于檔案室前臺和庫房之間，有的企業(yè)檔案可能好幾卷，份量非常重，同時為了防止丟失，查閱前后都要核對數(shù)目。檔案安全性得不到保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。歸檔困難。由于資料的變動(增加或更新)，以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將十幾萬卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。

　　三、電子化管理需解決的問題

　　建設工程檔案管理的電子化管理和應用

　　隨著電子產品的普及，電腦的廣泛應用，應逐步建立與工程建設檔案相適應的管理模式，為加強公路工程管理提供最新最全的信息。

　　1.加強管理：建立起共同的工程檔案管理程序，應用條碼規(guī)范和簡化檔案管理工作，進行有序高效的管理，減少人為地歸檔和調卷錯誤，使檔案管理水平有一個質的飛躍。

　　2.加強培訓：提高工程檔案管理人員的素質，選擇責任心強，應用計算機熟練，對工程建設和文檔管理有一定基礎的工作人員擔任信息員，并對其培訓，監(jiān)理其工程檔案信息共享網(wǎng)絡，提高工程建設檔案的整體質量。

　　3加大投入：增加現(xiàn)場取證設備和電子設施，對原有的工程檔案文件進行掃描，工程照片編入檔案，通過高速掃描、圖像壓縮與處理、海量數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)庫等技術，獲取全部檔案的電子影像，實施安全的檔案備份

　　4、便利利用：客戶通過查詢檔案的電子影像實現(xiàn)對檔案的查詢。在此過程中，減少客戶與檔案原件接觸的機會，避免檔案原件被調閱人私自涂改、污損或撕毀的危險。通過使用圖形、條碼、海量存儲等先進的計算機技術實現(xiàn)檔案管理電腦化、存儲光盤化、信息網(wǎng)絡化，并且在此基礎上，逐步實現(xiàn)辦公業(yè)務自動化。

　　四、建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設的構想

　　1.建立建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設協(xié)調機構

　　建議由檔案行政管理部門牽頭組織建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設協(xié)調機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設。制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，明確具體近期目標的長遠目標，在全國范圍內建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設工作進行實質性領導。

　　2.加強標準化建設

　　標準化是檔案管理網(wǎng)絡化的前提。建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設協(xié)調機構應召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各相關機構必須共同遵守的標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各相關單位在建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設協(xié)調組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫，并努力實現(xiàn)信息資源共享。

　　3.開發(fā)已有館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設

　　數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用已有館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。

　　4.培養(yǎng)具有綜合技能的新型檔案管理人員

　　檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員。為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息管理人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。此外，還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。

　　五、結語

　　信息社會把建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設工程檔案管理網(wǎng)絡化建設必須在工程建設的各個環(huán)節(jié)真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與國際互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為工程建設及社會發(fā)展提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，使檔案管理的作用走向全方位現(xiàn)代化。

　　參考文獻：

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