摘 要：藍圖由白圖或電子圖代替，這是檔案管理的一個趨勢，也是跟上時代腳步所必須去落實的工作。關于紙質檔案與電子檔案的一致性，不是技術問題，而是管理問題。三分技術、七分管理。“以技術引導管理觀念創新，以管理統領技術應用”。

　　關鍵詞：電子檔案,數字化,白圖替代藍圖

　　現美國或一些歐洲國家已經完成了白圖替代藍圖的轉換，藍圖在很多國家已經消失了。所有的藍圖都由白圖或電子圖代替。這是檔案管理的一個趨勢，也是跟上時代腳步所必須去落實的工作。

　　關于紙質檔案與電子檔案的一致性，不是技術問題，而是管理問題。

　　國家檔案局《關于加強企業檔案信息化建設的意見意見》：企業檔案信息化建設，要堅持與企業信息化建設同步的原則;堅持技術與管理并重的原則。

　　電子文件檔案的存儲媒介：由于設計手段的現代化，促進設計質量和效益的提高，設計周期也明顯縮短，而越來越多的工程、產品圖紙存檔以及管理制度勢必要隨著CAD技術的普及應用作出相應的變革和調整。 應用光盤存儲技術是CAD技術發展的必然。經對比研究，國家決定采用光盤存儲電子文件以支持CAD技術的深入發展和應用。

　　光盤具有如下特點：1)存儲量大，記錄密度高。(一張650MB的光盤可存儲A1圖紙4000張，或幾萬張A4圖紙，或3億個漢字);2)聲、像、圖、文并茂，多媒體再現;3)壽命長，信息質量高(相對磁介質);4)信息存取方便、靈活，可鍵盤輸入(矢量)，也可掃描輸入(光柵);5)信息還原效果好，有叫高的分辨率;6)系統容易建立和普及，性能價格比越來越高。且雙向適應：適應利用，也適應保存。

　　采用光盤存儲工程圖紙等技術資料，可以免去日益增加的紙質圖庫建筑面積和節省投資;方便檢索、調用已有技術檔案，修復破損嚴重的老圖紙，有利于提高檔案的利用率，加快設計速度，縮短設計周期，增強企事業單位的市場競爭力;也有利于檔案管理水平的提高和檔案工作人員素質的提高，充分體現檔案管理部門也是服務于生產和創造效益一個重要組成部門之一。要改變舊的圖樣管理制度，制定新標準，強力推廣CAD技術的要求。

　　當前電子文件管理工作的三個階段，起步階段;準備階段;我們院正處在準備階段(檔案信息處理標準體系的建立;傳統檔案的原文信息數字化轉換;多媒體數據處理技術的應用;較大型網絡和廣域網絡的應用研究;分布式綜合性數據庫的建立;檔案信息網站的建立。)發展階段;(法規和標準體系的建立和完善;電子文件法律地位的確定;電子文件四性保障;電子檔案的長久保存;網絡信息技術在檔案領域的應用。)

　　檔案文件接收的四性原則：真實性-可用性-可靠性-完整性

　　管理規范：

　　¢ 法律法規

　　— 電子簽名法

　　¢ 標準規范

　　— 標準及標準體系

　　¢ 規章制度

　　電子文件的整理：

　　¢ 歸檔的電子文件由形成部門負責整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協助、指導。

　　¢ 產品研制或工程設計過程形成的電子文件應以產品型號、研究課題或建設項目為單元按電子文件類別分別保管。

　　¢ 存儲歸檔電子文件的光盤，應附有標簽，標簽內應填寫編號、套別、名稱、密級、保管期限和軟、硬件平臺等。

　　¢ 電子文件經整理后，按項目填寫“電子檔案登記表”一式兩份。

　　¢ 編寫歸檔說明

　　一、檔案管理方面遇到的常見問題

　　設計資料，尤其是圖紙，這些資料如何收集、如何能保證最新的資料被收集;如何把收集到的資料合理的分類存放;如何能使得這些資料被高效利用;如何能在海量的資料中快速準確找到自己需要的資料……這些都是我們所關心的問題。

　　有不少設計企業已經應用了檔案管理系統，但這些系統往往側重于普通的文件和檔案管理，不能切合設計行業的實際，存在許多弊端，嚴重妨礙了設計資料的有效利用。具體來說包括：

　　(1)對電子圖紙和相應的信息采集都是手工完成的，錄入工作量大，檔案工作人員工作負擔過重;

　　(2)手工錄入的方式使得圖紙內容不全、容易出錯等問題，導致真實性、可靠性和可信性的不足，影響了系統的使用效率;

　　(3)不可見的業務過程;從任務分配到項目完成，整個過程不可見不可控;

　　(4)設計資源流失，重要的電子資料得不到保存和重復利用;

　　(5)版本無法控制、設置變更頻繁，加大設計成本;

　　(6)各職能部門的數據流轉繁瑣，造成工作和生產的滯后;

　　(7)難以規范和控制企業標準化，給生產和管理帶來一定壓力，如圖框、字體、線型、文件沒有標準化，院內外交流困難;

　　(8)無有效的技術手段促進CAD電子文件的歸檔，僅靠管理手段并不能促使設計人員主動歸檔完整、準確的電子文件。

　　(9)如何確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實性，使電子文件和出版文件完全一致;

　　(10)設計過程中的圖檔、文檔等資料采用服務器共享的方式，不能保證共享數據的安全性，無法防范無形資產的流失。

　　(11)項目的圖檔和資料采用刻錄光盤的方法進行保存，無法對項目資料進行及時備份。更重要的是無法集中管理圖檔，設計人員不能及時查閱需要的資料，不能保證電子圖檔有效重復利用。

　　電子文檔管理面臨的問題

　　n 電子文件歸檔不及時

　　n 電子文件不完整性

　　n 電子文件不準確

　　n 電子文件不規范

　　n 電子文件信息不能被共享利用

　　二、 電子文檔管理系統的建設目標

　　1. 多個子電子文件或數據鏈接組合而成的建設電子文件，鏈接的電子文件或數據必須一并歸檔。

　　2. 與建設電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關的管理控制信息(如電子簽章等)必須與建設電子文件一同收集。

　　3. 著錄數據、元數據等必須與建設電子文件一同收集

　　4. 應整理、鑒定再歸檔

　　5. 確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實性，使歸檔的電子文件和出版的紙質文件完全一致

　　6. 以電子文件的利用取代底圖的利用，工程圖紙的套用、調曬等直接使用電子文檔打印完成出版

　　7. 優化文檔工作流程，實現信息的共享，提高文檔管理工作效率和質量

　　8. 實現文檔利用以電子文件為主，紙質檔案為輔的工作模式

　　9. 適應設計院工程總承包等新業務對工程檔案管理的需求

　　10. 實現與外部系統的有效銜接，滿足檔案數字化移交的需要

　　11. 在文檔電子化的基礎上，挖掘文檔信息資源，建立知識庫

　　提升電子文件管理水平實現白圖替代藍圖

　　n 出版白圖的本質

　　通過電子文件直接印制輸出

　　n 出版白圖的關鍵

　　電子文檔的準確性至關重要

　　n 出版白圖的變革

　　改變傳統觀念、管理方法、工作方式

　　三 白圖替代藍圖的必要性及存在問題

　　1)藍圖出圖效率底

　　標準圖套用、工程圖套用、工程圖加曬等環節，全部都是手工操作，速度慢，容易出差錯。

　　同一份圖紙無法同時被多個工程調用。

　　2)藍圖出版不利于環境保護和職業健康

　　氨氣、三氯乙烯等有害氣體污染環境，影響員工的身體健康。

　　藍圖表面還會不斷地揮發有害氣體，在使用的過程中會造成二次污染

　　3)檔案室需要大量的庫房保管圖紙.

　　4)電子文件的準確性、有效性得不到保障

　　由于藍圖出版通過底圖來完成，設計人員對底圖校核的過程中只保證底圖的準確性，普遍存在“刮改”的習慣，電子文件與紙質文件的一致性無法得到保證。

　　導致只能以檔案庫中房中的底圖作為正確的版本使用，收集的電子文件只能作為參考使用，電子文件的優勢無法充分發揮。

　　出白圖與出藍圖方式的比較，制作白圖的工作流程是CAD作圖后直接用電子文件數出白圖;制作藍圖的工作流程是CAD作圖后先制作底圖，再通過底圖曬藍圖。很明顯，出藍圖比出白圖增加了工作環節，而且藍圖的作業主要靠手工操作，速度慢;而出白圖減少了以手工操作為主的環節，自動化程度迅速提高;在進行標準圖套用、工程圖套用、工程圖加印時，可直接利用原有的電子文件輸出白圖，出圖效率大幅提高。

　　四、出版白圖需要解決的問題

　　l 外部使用環境問題

　　業主、施工、運行、監理等單位是設計圖紙使用的外部用戶，推行使用白圖要得到各方的認可，要做好向用戶宣傳和解釋的工作，同時要爭取相關管理部門的支持。

　　l 白圖是否能歸檔的問題

　　《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28—2002)對歸檔文件質量要求的有關規定 ：

　　1)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認手續完備

　　2)紙張和書寫材料具有耐久性

　　《企業檔案工作規范》(DA/T 42) 第七章7.3.4.2 規定：“歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)的標稱質量要求。”

　　l 電子文件與出版文件的一致性

　　通過工作流程的設計和技術的手段，使設計人員不能對圖紙進行刮改，轉變設計人員的工作習慣。

　　l 出版電子文件的簽名

　　藍圖時，設計人員是在底圖上簽完名再復制出版藍圖。

　　出版白圖使用電子文件印制，需要解決電子文件中的簽名問題。

　　l 作圖的規范化

　　出版藍圖的模式下，最終成果以紙質文件為準，在日后再利用時不存在無法閱讀的問題。

　　電子文件作圖不規范會造成電子文件利用的困難。

　　l 設備和成本的考慮

　　根據本單位自身的設備狀況，確定出版白圖的成本和出版藍圖的成本差異有多大，保證白圖替代藍圖的成本在可以接受的范圍。

　　經過分析，認為出白圖可以減低綜合成本，提高經濟效益。

　　l 設備和成本的考慮因素

　　(1)設備價格

　　(2)紙張價格

　　(3)消耗材料

　　(4)曬藍圖配套的防治大氣污染設備

　　(5)出圖效率

　　(6)人力資源

　　(7)出版作業場地

　　(8)檔案庫房

　　綜上所述白替藍是檔案管理的一個趨勢。三分技術、七分管理。“以技術引導管理觀念創新，以管理統領技術應用”。

　　信息技術的發展和廣泛應用越來越清晰的表明：信息時代的電子檔案管理，使我們無法回避的挑戰，也是企業發展的必經之路。