摘要：檔案工作是記錄歷史、服務社會、傳承文明的重要工作。我國目前的檔案工作，正處于從“封閉型”管理到開放式服務，從人治到法治、重保管到重服務和重利用、傳統管理到現代化管理的轉型期。近幾年，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，政府、企、事業部門使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術和管理方式，產生了大量的電子文件。
　　關鍵字：檔案信息化論文，檔案建設論文，檔案管理論文
　　
　　1、檔案數字化建設的內容
　　目前，檔案數字化建設的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件太雜亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化管理，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
　　2、重點抓好檔案數據庫建設
　　目前，檔案信息化系統從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于檔案數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫建設中最重要的是領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高。
　　3、信息化建設要著眼于提高系統的整體水平論文
　　根據系統論思想和集成化要求，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
　　4、電子文件檔案信息化管理
　　電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
　　那什么是電子文件檔案信息化管理呢？電子文件檔案信息化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性電子文件中心或數字檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
　　電子文件檔案信息化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件。專業檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一管理，電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。
　　5、檔案界所應采取的對策論文
　　做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、整理乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。集中統一管理是任何社會化大生產所必需的方式，檔案信息化這一高新技術系統也不例外。人機結合是信息化系統的建設方針，其含義是檔案專業人員直接使用微機開展工作，這是檔案信息化管理的原則之一。檔案信息化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前，我國檔案信息化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這與我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務及時規范、標準，軟硬件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結合方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
　　6、重視人才管理
　　推進檔案信息化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被社會廣泛關注。檔案信息化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響檔案信息化水平。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃有組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。
　　7、結語
　　文件電子化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。檔案部門在積極參與電子化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行各業人士密切配合，增強檔案法制意識，共同推進電子文件歸檔的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為檔案信息化建設做出應有的貢獻。